Пять проблем проекта автоматизации процессов с решениями

Попытка внедрить ИТ-решение в неструктурированный процесс приводит к усугублению проблем: система не упрощает работу, а лишь фиксирует неэффективные практики.

Решение: оптимизировать, стандартизировать процессы до того, как займетесь проектом автоматизации, или быть готовыми меняться «по ходу движения». Хорошо выстроенный, продуманный процесс автоматизировать быстрее, проще, дешевле.

Аналитик предложит действительно полезное решение по автоматизации, если процесс описан, есть регламенты, определены сроки, есть шаблоны документов. Если этого нет, то нужно быть готовыми к исследованию процессов, их описанию, а затем реализации мероприятий, которые помогут процессы оптимизировать.

Самые часто встречающиеся проблемы — это дублирование действий и отсутствие инструментов контроля».

Часто инструмент, который внедряют для работы юристов, становится «лоскутным» решением, что только усложняет, но не упрощает работу. Это означает, что для работы юристы продолжают использовать несколько разных цифровых инструментов, порой дублируя действия и документы.

В результате, подобную автоматизацию процессов юристы считают скорее отрицательным фактом и всячески ее избегают.

Решение: на этапе планирования проекта автоматизации разобраться, от каких избыточных операций/инструментов можно будет отказаться, обсудить с поставщиком ПО и ИТ-отделом возможности обмена данными между информационными системами (интеграции).

Довольно рациональное решение — внедрять разные инструменты и интегрировать их между собой. Это, с одной стороны, делает процессы по-настоящему гибкими и удобными, а с другой — снимает критическую зависимость от одного поставщика ПО.

Хорошая информационная система регулярно обновляется, обрастает новым функционалом, и пользователи об этом должны знать. Непонимание возможностей системы, незнание, как ее можно использовать, делает любой цифровой сервис бесполезным.

Решение: постоянно сопровождать и саму информационную систему, и ее пользователей. Должен быть удобный канал связи, куда сообщить об ошибке, задать вопрос.

Информационная система должна быть достаточно гибкой, чтобы менять по запросам заказчика, соответствовать его ожиданиям. Когда это так, пользователи активно вносят предложения, что можно улучшить, и всегда знают, к кому обратиться.

Проблема «купили, но не пользуются» — это следствие недоработки со стороны поставщика ПО и отсутствия у заказчика работы по вовлечению сотрудников в новый ИТ-продукт.

Можно выделить две основные причины игнорирования юристами ИТ-систем. Первая — юристы не видят пользы в том, чтобы переучиваться и осваивать новый продукт. Вторая — версия о том, что автоматизация приведет к сокращению штата, в чем специалисты не заинтересованы и, порой, саботируют проект.

Решение: вовлекать юристов в процесс еще на этапе планирования проекта автоматизации. Если юристы сами подбирали функционал будущей системы автоматизации, понимают пользу от использования, то они охотнее будут пользоваться таким инструментом.

Видимого результата от автоматизации можно не увидеть, если проект автоматизации не закрывает так называемые боли юристов. Если много времени и нервов отнимает процесс согласования договоров, а автоматизировать решили работу с претензиями, так как «попалось» интересное ИТ-решение.

Решение: чтобы получить ощутимый результат, необходимо в первую очередь автоматизировать рутинные, повторяющиеся задачи. Автоматизация второстепенных задач юридического отдела может привести к нулевому или даже отрицательному эффекту.

Идеально — иметь стратегию автоматизации и поделиться ею с сотрудниками. Разъяснить, что на каком этапе будет автоматизировано и почему именно в таком порядке.
Эффективным инструментом для поиска процессов, которые отнимают у специалистов на местах много времени, выступает фотография рабочего дня.

Чтобы подобрать оптимальные инструменты автоматизации для вашего отдела, оставьте заявку на персональную встречу с менеджером XSUD.