Бенчмаркинг процессов в юридической функции: чем поможет юристам

В привычном понимании, бенчмаркинг — это возможность для бизнеса сравнить себя с ближайшими конкурентами. Этот метод анализа позволяет сравнить производительность (выработку), себестоимость продукции, эффективность процессов и так далее.
Термин «бенчмаркинг» появился в США, он состоит из двух английских слов «bench» (переводится как «уровень») и mark («отметка»).

Рисунок 1.

Примитивный внутренний конкурентный бенчмаркинг показан на рисунке 1. Ценность он приобретает, если проводится не разово, а в динамике.

Рисунок 2.

На втором рисунке видно, что филиалу 3 есть, чему научиться у коллег из других филиалов. Более глубокий анализ покажет провалы, они же точки роста, подскажет, какие именно процессы оптимизировать в первую очередь.

Большое исследование юридической функции ежегодно проводят «Технологии доверия». Исследование направлено на то, чтобы предоставить руководителям юридической функции информацию о лучших практиках организации юридической работы.

Это большое отраслевое исследование, с которым полезно ознакомиться для понимания ключевых трендов. Сравнение год к году, ретроспектива по годам, сравнение с данными по другим странам — сводная информация помогает разобраться в том, по какому пути идет развитие юридической функции в крупных и средних компаниях.

Отраслевое исследование позволяет руководителю юридической функции знать о трендах, однако не решит текущие внутренние проблемы в организации процессов.

Бенчмаркинг процессов — это анализ и сравнение отдельных процессов между собой. Одинаковых процессов в разных филиалах (выявить лучшие практики), разных процессов в одной компании (найти точки роста).
Пример самого простого бенчмаркинга процесса на рисунке 3.

Простой бенчмаркинг, как на рисунке 3, показывает, что есть большой разрыв в сроках, и важно выявить причины. Это среднее измерение, и оно не характеризует качество работы. Вместе с тем, рассмотренный бенчмаркинг показывает, какие мероприятия можно провести: выделить классификацию служебных записок, установить по ним сроки согласования и т.д.

В разных классификациях упоминается много видов бенчмаркинга: внешний, внутренний, фирменный, конкурентный, стратегический, процессный — и это не полный список. Закрытого перечня нет — банчмаркинг можно провести буквально на любой вкус.

Бенчмаркинг процессов показывает, какая работа организована хорошо (эталонный кейс), и «подтянуть» остальные процессы до этого уровня. Задачи можно сформулировать так:
- сравнить организацию процессов между собой;
- выявить эталонный кейс;
- определить способы, как достичь эталонного кейса по другим процессам.

За счет решения этих задач могут быть достигнуты такие цели, как: сокращение сроков согласования или передачи документов, исключение дублирующий действий и обязанностей, делегирование и другие. Каждый отдельно взятый бенчмаркинг потребует еще до старта определить, какие цели и задачи перед ним стоят.

Проведение бенчмаркинга требует привлечения специалиста и не покажет напрямую, как именно достичь эталона. При этом направления движения к эталонному кейсу станут вполне очевидны.

Провести сравнительный анализ процессов можно с помощью системы вопросов. Формируют ряд вопросов, варианты ответов, и задают каждый вопрос по каждому из процессов бенчмаркинга. Пример на рисунке 4.

Вопросы для сравнительного анализа зависят от поставленных целей.

В юридической функции бенчмаркинг помогает выявить точки роста и сформулировать показатели измерения эффективности — метрики. Речь именно об операционной эффективности: скорость процессов, вовлеченность сотрудников, управление изменениями и проч. Бенчмаркинг процессов не касается профессиональных знаний юристов, уровня их компетенций.
На рисунке ниже пример графического отображения бенчмаркинга процессов, который проводит команда XSUD для разработки проекта автоматизации.

Рисунок 5.

На рисунке 5 бенчамаркинг процессов, который показывает отметки, уровни отдельно взятых процессов относительно друг друга. Можно сделать вывод о том, что организация процессов «обновления по делам», «доверенности» и «правовое обеспечение» — это точки роста. Как добиться роста? Сравнить организацию процесса «обновления по делам» с тем, как организован эталонный процесс (на рисунке это «согласования»). Определить по итогам мероприятия, проконтролировать их выполнение.

Когда выявили процессы, требующие наладки, важно сформулировать показатели (метрики), и наблюдать состояние процесса в динамике.

С помощью бенчмаркинга процессов можно получить быстрые результаты в операционной эффективности, а за счет внедрения метрик — следить за результатом и быть прозрачными для бизнес-заказчика.