Как бизнес-аналитик поможет оптимизировать работу юротдела

Анализ бизнес-процессов направлен на поиск «слепых зон», которые потенциально станут точками роста в юридическом департаменте. Это подготовительная работа, в результате удается настроить процессы для удобной работы.

Проанализировать бизнес-процесс означает ответить на ряд вопросов: сколько времени занимает выполнение той или иной операции, как часто она выполняется, всегда ли операция выполняется одинаково, удобно ли сотрудникам. Такие вопросы позволяют выяснить, как устроен процесс и что можно улучшить.

Когда поняли текущие проблемы и увидели в них точки роста, настраивать процессы можно с помощью разработки регламентов, текстовых и графических, ролевых моделей и инструментов автоматизации.

• как сотрудники сейчас оценивают процессы (сложно организовано, не организовано, просто и понятно, каждый раз по-разному и проч.);
• решаются ли поставленные задачи в установленные сроки (да, решаются; нет, почти никогда; неизвестно, нет системы и инструментов для подсчета и проч.);
• чего не хватает для решения поставленных задач по мнению самих сотрудников (времени, инструментов, отмены излишних операций и проч.).

Это кропотливая работа, но она даст хорошие результаты — станет ясно, какие настройки существенно улучшат состояние дел.

Поручить такой анализ можно бизнес-аналитику, тогда результаты будут быстрее. Кроме того, опыт позволит специалисту провести исследование беспристрастно, не допустить искажения и личной оценки результатов. При исследовании своими силами, руководитель юридической функции невольно оценивает не только состояние процессов, но и работу сотрудников.

После анализа бизнес-процессов у руководителя будет понимание, что происходит в юридическом отделе: на какие задачи юристы неоправданно тратят много времени, какие процессы скорректировать, какие обязанности – дублирующие.

Кроме того, анализ позволит сравнить состояние процессов между собой. Например, выяснится, что и судебная работа, и исполнительский контроль не выстроены, каждый на своем месте видит процессы по-своему. Однако судебной работы немного, и она «не болит», а направить силы в первую очередь стоит на отлаживание исполнительского контроля.

Анализ бизнес-процессов часто становится основой для подбора цифровых инструментов. Это грамотный подход, благодаря которому руководитель юридической функции направит усилия на решение действительно актуальных задач, а бизнес-заказчик быстро увидит результаты проекта автоматизации.

Важно учитывать, что на результаты внедрения инструментов автоматизации будет смотреть и бизнес-заказчик. Вау-эффект от внедрения, когда всем стало удобно и работать стали быстрее, позволит руководителю юридического департамента и в будущем получать финансирование своих начинаний.

Приведу пример, какие аргументы руководителя юридической функции или его подчиненных на самом деле говорят о необходимости донастройки бизнес-процессов.

1. «Нам бы еще сотрудников, и тогда всё будем успевать».

2. «Просто нет финансирования, поэтому не можем закупить ИТ-решение и решить все проблемы».

3. «Тут никакой регламент не нужен, проблема не в этом».

Перечисленные аргументы говорят аналитику о том, что как таковая проблематизация не проводилась — нужно разобраться в процессах. Возможно, от части проблем получится избавиться без расширения штата и серьезных финансовых вливаний.