Copy of Как Среднеуральский медеплавильный завод и XSUD в разы снизили внешние риски от сбоев в работе Интернета

Попробовать

Мероприятия

СПб ГУП ГЭТ — трамвайно-троллейбусное предприятие города Санкт-Петербурга. Обслуживает в общей сложности 89 маршрутов (46 троллейбусных и 43 трамвайных), эксплуатирует более 700 троллейбусов большой и особо большой вместимости (в том числе с увеличенным автономным ходом), более 700 одиночных и сочленённых трамваев.

СПб ГУП "Горэлектротранс":
Единая система учета дел вместо Еxcel

Затем решили доработать бухгалтерскую программу под нужды юристов — мы решили таким образом часть проблем на какое-то время. иПопытка создания надстройки для юристов в бухгалтерской программе коснулась и систематизации хранения документов по делам. Стало удобнее, однако не упростило эту работу, как того хотели юристы. Дело в том, что интерфейс заточен под требования бухгалтеров, и юристам сложно в нем ориентироваться

ведут учет по делам в личной таблице, в общую таблицу вносят цифры, чтобы формировалась отчетность по отделу

Собирать отчеты приходилось вручную: два в неделю, один в месяц — постоянные отчеты по установленной форме. приходится делать отчеты при возникновении проблем, и их может быть непроизвольное количество

Что делали

Юристы ГЭТ вели четыре реестра по претензионно-исковой работе без общих правил структурирования. При этом не было единой воронки данных и систематизации документов по делам. Мы использовали сетевые папки, чтобы хранить документы по делам, а часть материалов по судебным делам сотрудники хранили на рабочих компьютерах.

Выстроить единую логику

Освободить полезное время работы юристов за счет снижения доли типовых операций

Развернуть серверную версию системы XSUD с возможностью получать обновленные данные с сайтов судов

Запустить прозрачное формирование отчетности

Задачи

Партнеры из СУМЗ определили четыре основные бизнес-задачи, которые нужно решить с помощью XSUD

В системе XSUD компания запланировала не только вести судебные дела, но отражать другие задачи, которые ставят перед юристами. Проверить договор, подготовить ответ на запрос из налоговой и т.п. Все операции и действия по делам и задачам нужно было фиксировать и иметь возможности контроля.

В юридическом отделе 10 сотрудников, загрузка неравномерная. Необходимо автоматизировать типовые операции, поиск информации по делам и заполнение документов, чтобы освободить время нетиповых решений.

Для СУМЗ важно сократить внешние риски, связанные с работой в Интернете. Кроме того, для серверной, она же коробочная, версии XSUD проще и быстрее можно проводить доработку по заданию заказчика.

Компания определила для себя, что для качественного управления необходима прозрачная отчетность. Получить достоверный отчет в пару кликов возможно только в случае ведения работы в автоматизированной системе учета.

Все бизнес-задачи, поставленные заказчиком, выполняются в рамках базовой серверной версии XSUD

Что было сделано

Чтобы развернуть систему XSUD на сервере СУМЗ, мы направили технические требования, на которых система сможет работать. Формат требований — опросник из 17 пунктов, таких как: реквизиты для подключения к серверу, версия операционной системы, адрес для входа пользователей и т.п.

После заполнения технических требований, команде XSUD ставится задача на проверку доступов к серверу. Если доступы есть, можно работать. Разработчик готовит дистрибутив и разворачивает его на сервере клиента. Как правило, технических сложностей не возникает, а кейсе СУМЗ их не было.

Команда XSUD развернула систему на сервере СУМЗ, завела пользователей по спискам, которые предоставила компания. В случае с СУМЗ мы также распределили роли пользователей, в том числе роль администратора.

Специальных доработок для СУМЗ не проводили, поэтому весь процесс занял буквально 2 дня.

В течение недели всех пользователей обучили работать в системе XSUD с учетом бизнес-задач, сформулированных руководством компании.

В блоке «Задачи» руководитель назначает ответственного по задаче, устанавливает срок исполнения и указывает приоритет. Если за ходом выполнения задачи важно следить кому-то из сотрудников, постановщик задачи может определить «наблюдателя».

Отчетность можно формировать по более чем 230 фильтрам в 8 категориях. Сумма требований, контрагент, вид договора и сумма платежа по нему, категория спора, дата вступления решения в силу — вот лишь несколько фильтров, которые могут участвовать в формировании отчета

Результаты

Юристы из СУМЗ оценили единую логику ведения дела и полный контроль от претензии до исполнительного производства.

Для руководителя на каждом этапе осуществляется контроль и возможна настройка сценария под его требования. Например, настройка отправки уведомления руководителю о том, что через два дня истекает срок обжалования решения суда на сумму свыше 1 млн. руб, а сотрудник не подготовил заявление об обжаловании.