Все документы по делам и задачам в одном рабочем пространстве: как организовать удобное хранение
Влад Понкратов,
руководитель по развитию
системы учета дел юриста XSUD
руководитель по развитию
системы учета дел юриста XSUD
В статье назвал пять преимуществ электронной базы дел для юриста и один существенный минус этого инструмента.
Чтобы его преодолеть, предлагаю решение, которое подойдет для компании любого размера.
Чтобы его преодолеть, предлагаю решение, которое подойдет для компании любого размера.
Зачем вести электронную базу дел
По каждому судебному делу юристы формируют базу данных. Когда необходимые сведения и документы в одном месте — это удобно и экономит много времени.
Базой данных будем называть информацию и документы, расчеты и другие доказательства, которые могут повлиять на исход дела. Такие данные хранят в разных форматах — в бумажных папках, пластиковых файлах или в виде файлов на компьютере. Файлы юристы могут хранить на личном или на рабочем компьютере, в облачных сервисах.
Хранение документов в бумажном виде привычнее, но, пожалуй, уже нет дела, по которому документы хранятся только на бумаге. В результате бардак: одна часть документов хранится в цифровом формате (переписка с контрагентами по электронной почте, судебные акты, в том числе промежуточные), другая часть — на бумаге.
Чтобы добиться единообразия, нужно регулярно распечатывать и раскладывать в папки бумажные документы или сканировать бумагу и сохранять ее в электронном виде. На эту рутину уходит до 15% рабочего времени юриста.
Базой данных будем называть информацию и документы, расчеты и другие доказательства, которые могут повлиять на исход дела. Такие данные хранят в разных форматах — в бумажных папках, пластиковых файлах или в виде файлов на компьютере. Файлы юристы могут хранить на личном или на рабочем компьютере, в облачных сервисах.
Хранение документов в бумажном виде привычнее, но, пожалуй, уже нет дела, по которому документы хранятся только на бумаге. В результате бардак: одна часть документов хранится в цифровом формате (переписка с контрагентами по электронной почте, судебные акты, в том числе промежуточные), другая часть — на бумаге.
Чтобы добиться единообразия, нужно регулярно распечатывать и раскладывать в папки бумажные документы или сканировать бумагу и сохранять ее в электронном виде. На эту рутину уходит до 15% рабочего времени юриста.
ПРИМЕР
В компании Альфа работает семь юристов, у каждого свое направление. Трое ведут договорную работу с контрагентами и претензионную с должниками, один занимается корпоративными процедурами и взаимодействует с органами власти. Еще трое ведут судебную работу и делят работу с обращениями коллег. Минимум три раза в год юристы подменяют друг друга.
Александр, один из судебников, прекрасный оратор, но небрежен в работе с документами. Поэтому, когда он уходит в отпуск, коллеги часто звонят ему и уточняют детали его судебных дел перед слушаниями. В прошлом году, во время отпуска Александра, до него не смогли и проиграли дело, потому что не смогли предъявить суду гарантийное письмо от должника. Письмо было на почте у Александра, но он забыл сообщить об этом коллегам.
В компании Альфа работает семь юристов, у каждого свое направление. Трое ведут договорную работу с контрагентами и претензионную с должниками, один занимается корпоративными процедурами и взаимодействует с органами власти. Еще трое ведут судебную работу и делят работу с обращениями коллег. Минимум три раза в год юристы подменяют друг друга.
Александр, один из судебников, прекрасный оратор, но небрежен в работе с документами. Поэтому, когда он уходит в отпуск, коллеги часто звонят ему и уточняют детали его судебных дел перед слушаниями. В прошлом году, во время отпуска Александра, до него не смогли и проиграли дело, потому что не смогли предъявить суду гарантийное письмо от должника. Письмо было на почте у Александра, но он забыл сообщить об этом коллегам.
Если не вести электронную базу дел, то есть риск потерять важные доказательства. Кроме того, при хаотичном хранении не получится быстро передать дело коллеге по отделу перед отпуском, по причине болезни или увольнения.
Чтобы пользоваться удобной электронной базой дел, автоматизируйте бизнес-процессы в юридическом отделе.
Чтобы пользоваться удобной электронной базой дел, автоматизируйте бизнес-процессы в юридическом отделе.
Оставить заявку на автоматизацию
Какие преимущества есть у электронной базы дел
Если в вашей компании не организовано хранение документов, то рекомендую вести учет и хранение документов сразу в электронной форме. Как это сделать, расскажу дальше в статье, а сейчас обозначу главные плюсы такого формата.
Безопасность. Документы в электронном формате сложно случайно удалить без возможности восстановления. Еще, отсутствует физический износ документа — он не рвется от частого использования, на него невозможно пролить кофе или воду и т. д.
Когда документ хранится не просто в электронном виде, но и в защищенном месте, безопасность выходит на новый уровень.
Безопасность. Документы в электронном формате сложно случайно удалить без возможности восстановления. Еще, отсутствует физический износ документа — он не рвется от частого использования, на него невозможно пролить кофе или воду и т. д.
Когда документ хранится не просто в электронном виде, но и в защищенном месте, безопасность выходит на новый уровень.
ПРИМЕР
Василий решил уволиться из фирмы, в которой проработал три года, и рассчитывал на выходное пособие за результаты, которые он принес работодателю. Но ожидания не оправдались — в пособии ему отказали. Василий решил проучить начальника и удалил с рабочего компьютера документы, которые касались незавершенных судебных дел.
Сергей, коллега Василия, при приемке дел знал, что несколько находятся в суде, но не увидел по ним каких-либо документов. Он оповестил руководство и службу безопасности. Вместе они смогли восстановить все удаленные документы.
Василий решил уволиться из фирмы, в которой проработал три года, и рассчитывал на выходное пособие за результаты, которые он принес работодателю. Но ожидания не оправдались — в пособии ему отказали. Василий решил проучить начальника и удалил с рабочего компьютера документы, которые касались незавершенных судебных дел.
Сергей, коллега Василия, при приемке дел знал, что несколько находятся в суде, но не увидел по ним каких-либо документов. Он оповестил руководство и службу безопасности. Вместе они смогли восстановить все удаленные документы.
Конфиденциальность. Когда сведения и документы по делам хранятся в цифровом виде, можно настроить права доступа каждому сотруднику. Например, предоставить доступ только на часть документов, а информацию в части коммерческой тайны скрыть, кому-то выдать права на редактирование, кому-то — только на просмотр.
ПРИМЕР
В компании Альфа внедрили электронное хранение документов всего юридического отдела. В системе настроили правила конфиденциальности, по которым юрист видит материалы дел всего юридического отдела, а редактировать и добавлять может свои дела.
В компании Альфа внедрили электронное хранение документов всего юридического отдела. В системе настроили правила конфиденциальности, по которым юрист видит материалы дел всего юридического отдела, а редактировать и добавлять может свои дела.
Поиск. Найти документы по номеру дела, названию контрагента или ключевому доказательству — такой функционал электронной базы экономит время сотрудников юридического отдела и гарантирует успех в поиске.
Юристу не нужно поднимать папки с бумагами, звонить коллеге, который начинал вести дело год назад и другими сложными способами искать информацию и документы.
Многозадачность. Если хранить документы в электронном виде, их одновременно смогут использовать несколько специалистов одной компании. Юристам нужен договор, чтобы подготовить претензию или иск, менеджеру — уточнить количество по каким-то позициям, логисту — «подсмотреть» график поставки.
Автономность. Электронная база с настройками кибербезопасности позволит организовать работу юристов с документами и в офисе, и в любой точке страны. Такая возможность необходима, когда юрист в командировке или работает с документами из дома. С одной стороны, будет доступ к нужной информации, с другой — доступ будет безопасным.
Юристу не нужно поднимать папки с бумагами, звонить коллеге, который начинал вести дело год назад и другими сложными способами искать информацию и документы.
Многозадачность. Если хранить документы в электронном виде, их одновременно смогут использовать несколько специалистов одной компании. Юристам нужен договор, чтобы подготовить претензию или иск, менеджеру — уточнить количество по каким-то позициям, логисту — «подсмотреть» график поставки.
Автономность. Электронная база с настройками кибербезопасности позволит организовать работу юристов с документами и в офисе, и в любой точке страны. Такая возможность необходима, когда юрист в командировке или работает с документами из дома. С одной стороны, будет доступ к нужной информации, с другой — доступ будет безопасным.
В чем недостатки электронной базы дел
В начале статьи я обещал назвать, какой недостаток есть у электронной базы дел. Самое сложное в организации электронного хранения — это системно пополнять базу новыми документами. Чтобы настроить этот процесс не специализированными инструментами, например, в сетевой папке, нужно провести подготовку и обучение работников, а в дальнейшем следить за обновлениями. Только так вы добьетесь, чтобы инструмент работал.
Далее в статье расскажу, как облегчить работникам и их руководителю рутинную работу по созданию и актуализации электронной базы.
В последнем разделе статьи — способ навсегда избавиться от рутины и при этом иметь актуальные данные и документы. Переходите сразу в него, если ищете способы снизить нагрузку на юридический отдел.
Далее в статье расскажу, как облегчить работникам и их руководителю рутинную работу по созданию и актуализации электронной базы.
В последнем разделе статьи — способ навсегда избавиться от рутины и при этом иметь актуальные данные и документы. Переходите сразу в него, если ищете способы снизить нагрузку на юридический отдел.
Как организовать электронную базу дел
Первый шаг, с которого стоит начать в вопросе создания электронной базы — создать типовой реестр судебных документов (таблицу). В нем определите названия и правила заполнения колонок — так добьетесь единообразного ведения базы со стороны всех сотрудников. Пример ведения реестра можно скачать ниже.
Проведите обучение по заполнению и использованию электронной базы сотрудникам. Называйте плюсы от ведения электронной базы и разбирайте вместе вопросы, которые возникают у ваших подчиненных. Так сможете быть в курсе и своевременно реагировать на результативность этого процесса.
Проводите регулярные проверки ведения электронной базы дел, особенной первые месяцы его внедрения. Можно проводить эксперименты по поиску документов из текущих дел ваших сотрудников и засекать, сколько времени уходит на поиск нужной информации. Такие упражнения на практике покажут ценности электронной базы.
Проводите регулярные проверки ведения электронной базы дел, особенной первые месяцы его внедрения. Можно проводить эксперименты по поиску документов из текущих дел ваших сотрудников и засекать, сколько времени уходит на поиск нужной информации. Такие упражнения на практике покажут ценности электронной базы.
Как получить автоматическую электронную базу без рутинных действий сотрудников
Теперь о способе, который обеспечит все преимущества электронной базы и избавить от рутины его актуализации. Такое решение есть в рамках системы учета дел юриста XSUD.
Электронная база, состоящая из сведений и документов по делам и задачам, в системе XSUD формируется без участия юристов. Документы загружаются из источников в фоновом режиме (обновляется информация по судебным делам, статусы, загружаются судебные акты и другие документы по делам). Юрист не тратит рабочее время на то, чтобы найти и скачать судебный акт, например.
В системе XSUD удобный поиск документов с помощью привычной поисковой строки, по результатам — релевантная поисковая выдача. Кроме этого, система XSUD размещается на защищенном «облаке» или на сервере заказчика, что обеспечивает высокую безопасность данных и исключает манипуляции с чувствительной информацией.
Полную презентацию XSUD можно заказать через форму обратной связи.
Электронная база, состоящая из сведений и документов по делам и задачам, в системе XSUD формируется без участия юристов. Документы загружаются из источников в фоновом режиме (обновляется информация по судебным делам, статусы, загружаются судебные акты и другие документы по делам). Юрист не тратит рабочее время на то, чтобы найти и скачать судебный акт, например.
В системе XSUD удобный поиск документов с помощью привычной поисковой строки, по результатам — релевантная поисковая выдача. Кроме этого, система XSUD размещается на защищенном «облаке» или на сервере заказчика, что обеспечивает высокую безопасность данных и исключает манипуляции с чувствительной информацией.
Полную презентацию XSUD можно заказать через форму обратной связи.
Получить презентацию системы XSUD
Если у организации есть исторические данные, специалисты XSUD могут оцифровать их и включить в общую базу.
Начните работу в XSUD
уже сегодня
Интеграция с сервисом Финансовый уполномоченный
Оставьте заявку, получите консультацию и демонстрацию решения
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных
Программа учета судебных дел — XSUD
Пожалуйста, введите контактные данные, чтобы узнать результат