Инструменты автоматизации бизнес-процессов в юридическом отделе: как выбрать для своего отдела

Рынок LegalTech предлагает огромное количество решений: от простых инструментов для управления документами до сложных платформ с искусственным интеллектом. Всегда найдется инструмент, часто верно сформулированы задачи, но не всегда автоматизация приводит к ожидаемому результату. Почему?

Даже дорогостоящие системы могут оказаться непонятными или неудобными в использовании или просто не подходить для решения поставленных задач.

В статье — методика, которая поможет подбирать цифровые инструменты в соответствии с цифровой зрелостью. Выбирайте свой уровень зрелости автоматизации процессов и смотрите, какие цифровые инструменты обычно внедряют ваши коллеги с тем же уровнем.

Точка входа: инструменты автоматизации не внедрены.

Необходимый минимум: отдел состоит из квалифицированных юристов, которые успешно занимаются правом, но перегружены типовой неквалифицированной работой.

Если в юридическом отделе пока не используются цифровые инструменты, то можно говорить об автоматизации уровня «новичок». В этом случае необходимо исключить сомнения в квалификации юристов, и затем перейти к подбору базовых инструментов. Ведь если юристы систематически совершают юридические ошибки, автоматизация не сделает их работу лучше.

Чтобы начать автоматизацию, оставьте заявку на персональную встречу с менеджером XSUD для подбора оптимальных инструментов.

Начинать автоматизацию лучше с цифровых инструментов, которые соответствуют хотя бы одному, а лучше всем трем признакам.

1. Ощутимый результат. Это определяющий критерий для выбора первых цифровых решений. Для последующей автоматизации важно показать юристам и собственнику компании, что цифровые решения приносят реальный результат, желательно, чтобы он выражался в показателях «время и деньги». Например, после внедрения конструктора договоров срок согласования документа в юридическом департаменте снизился с восьми до трех рабочих дней, при этом 30% договоров юристы стали готовить не позднее следующего рабочего дня.
2. Быстрая скорость внедрения. Важно, чтобы приобретение и реальное использование цифрового инструмента заняло мало времени и можно было сразу увидеть результат автоматизации.
3. Небольшая стоимость. Юристам в начале пути автоматизации легче согласовать бюджет на проекты с невысокой стоимостью.

Предлагаю юридическим командам начинать цифровизацию со следующих инструментов.

• Базовая проверка контрагента — привычные сервисы покажут сведения о финансовой ситуации в организации, покажет в едином интерфейсе информацию из разных государственных источников (ФНС, ЕГРЮЛ, наличие лицензий, судебные дела и др).

• CLM (Contract Lifecycle Management) — система управления контрактами, которая помогает согласовывать договоры, хранить документы, генерировать отчеты и использовать конструктор документов.

Подробнее про пользу от использования конструктора документов читайте статью.

Чтобы подробнее узнать, как автоматизировать судебную работу, оставьте заявку на презентацию системы.

Точка входа: базовые потребности юридического процесса автоматизировали.

Необходимый минимум: наладили бизнес-процессы.

На втором уровне автоматизации предполагается, что необходимые инструменты уровня «новичок» уже внедрили и успешно используют. Чтобы перейти на более глубокий уровень автоматизации, необходимо выстроить бизнес-процессы в юридическом отделе. Важно избавиться от дублирующих, нелогичных и излишних бизнес-процессов. Если автоматизировать хаос, то получится автоматизированный хаос — этого нужно избегать.

На втором уровне автоматизации можно выбирать более объемные, дорогостоящие и комплексные инструменты. Если юридический отдел выбирает несколько решений, важно посмотреть, как они будут интегрироваться между собой. Настройка нескольких готовых решений между собой может стоить дороже, чем одно комплексное решение.

На втором уровне зрелости стоит присмотреться к следующим цифровым решениям.

1. KMS (Knowledge Management System) — система управления знаниями, которая помогает структурировать и хранить информацию, обучать новых сотрудников и делиться опытом внутри команды.
2. Конструктор документов — на данном уровне более продвинутые решения для создания шаблонов, одновременной работы коллег над документами и проч.
3. Проверка и скоринг контрагентов — инструменты для анализа надежности партнеров, настройки лимитов доверия и минимизации рисков.
4. Оценка удовлетворенности — системы для сбора обратной связи от бизнес-заказчиков для улучшения качества услуг юридического отдела.
5. Чат-боты предоставляют из базы знаний ответы на часто задаваемые вопросы, позволяют наладить оперативное и удобное взаимодействие сотрудников с юристами. Чат-боты просты в настройке и экономят много времени юристов.
6. AI (Искусственный интеллект) — модное направление 2024-2025, необходимо для анализа больших объемов данных, прогнозирования судебных решений, автоматизации юридических исследований и проверки документов. Как правило, ИИ пока используется в качестве неофициального помощника. Им пользуются по подписке в частном порядке, не доверяя реальные данные и документы.

Оставьте заявку на презентацию системы учета дел юриста, и команда XSUD поможет подобрать инструменты автоматизации.

Точка входа: юридическая команда внедрила и применяет несколько, в том числе масштабных, проектов автоматизации.

Необходимый минимум: внедрены несколько успешных проектов автоматизации.
На этом уровне юридический отдел уже имеет значительный опыт автоматизации и готов к внедрению сложных, индивидуально настроенных решений. Здесь важно сосредоточиться на управлении рисками, обучении сотрудников и внедрении инновационных технологий.

На высоком уровне цифровой стоит зрелости присмотреться к следующим инструментам.

1. Управление рисками — продвинутые системы для анализа, прогнозирования и минимизации юридических, финансовых и репутационных рисков.
2. Геймификация и VR (виртуальная реальность) — инструменты для вовлечения сотрудников в обучение, проведения тренингов по охране труда и повышения квалификации.
3. Управление интеллектуальной собственностью (IP) — системы для защиты и управления патентами, товарными знаками и другими объектами интеллектуальной собственности.
4. Индивидуальные модели и персональные разработки — в 2024 году многие компании активно внедряли кастомизированные решения, созданные под конкретные задачи юридического отдела.

Подходящее ИТ решение не только сэкономит время и ресурсы, но и принесёт «вау-эффект» для юридической команды. Желаю удачи!