Интеграция между информационными системами: какая и зачем нужна

Влад Понкратов,
руководитель по развитию
системы учета дел юриста XSUD
В этой статье на примере работы юридического департамента рассмотрим:
Интеграция между информационными системами — это когда они обмениваются данными и документами самостоятельно. Интеграция дает сотрудникам организации возможность кратно повысить коэффициент эффективности работы сотрудника. Это важный этап автоматизации в компании, который говорит о ее цифровой зрелости.
Интеграция между информационными системами — это когда они обмениваются данными и документами самостоятельно. Интеграция дает сотрудникам организации возможность кратно повысить коэффициент эффективности работы сотрудника. Это важный этап автоматизации в компании, который говорит о ее цифровой зрелости.
Интеграция двух систем - это объединение различных приложений для обмена данными и взаимодействия. Когда говорят об интеграции, имеют в виду следующее: данные и/или документы из информационной системы Х (например, бухгалтерской) автоматически подгружаются в информационную систему Y (например, систему юридического отдела).

На языке IT-специалиста это звучит так: интеграция - процесс объединения функционально разных полей информационных систем с использованием определенных технологий (API) и протоколов для обеспечения совместной работы и обмена данных между ними.
ЧТО СЧИТАЕМ ИНТЕГРАЦИЕЙ
Задача сотрудников — определить, какие данные и документы, с какой периодичностью должны отправляться из одной информационной системы в другую. Задача технических специалистов — подобрать оптимальный сценарий и инструменты.
Рисунок 1. Определение данных для интеграции
Оставить заявку на презентацию XSUD
Пример 1. Какие сведения и как часто передавать из 1С в систему XSUD


В таблице видно, что юрист «увидит» госконтракт тогда же, когда он будет создан кем-то из сотрудников в 1С. Информацию по оплатам в рамках госконтракта будет обновляться ежедневно в фоновом режиме, данные придут к юристу из 1С. Если юристу важно, то он может настроить уведомления об изменении статуса платежа.

За счет интеграции документы и информация перемещаются между отделами в фоновом режиме, без активного участия людей. Один сотрудник внес документ на своем рабочем месте, и его увидели все заинтересованные коллеги из смежных отделов на своих рабочих местах. Быстро и удобно.
Интеграция между информационными системами нужна, чтобы кратно сократить время обмена сведениями и документами, а также избавить юристов от поиска сведений во внешних источниках.

Автоматизация в принципе и интеграция между ИС в частности меняют фотографию рабочего дня сотрудника: если «до» ему нужно запросить документ, подождать или сходить за ним лично, то «после» документ окажется в распоряжении специалиста в фоновом режиме. На рисунке 2 выделю пять ответов на вопрос «зачем нужна интеграция» на примере юридического департамента.

ЗАЧЕМ НУЖНА ИНТЕГРАЦИЯ
Снизить бюрократию за счет сокращения внутренней переписки.
1
Исключить «человеческий фактор» (это знает только Галина Степановна, но она сейчас в отпуске и недоступна, выйдет в понедельник).
3
4
Исключить технические ошибки (неверный номер контракта записали, допустили ошибку в кадастровом номере).
5
Перераспределить рабочее время, ранее затрачиваемое на обновление судебных дел в источнике, на более важные задачи.
Кратно сократить время обработки запросов/документов.
2
Рисунок 2. Пять ответов на вопрос «зачем нужна интеграция между ИС»
Интеграция избавляет от рутины и служебной переписки, что является чуть ли не главным фактором, влияющим на продуктивность юристов.

Юристы являются и поставщиками, и получателями сведений и документов. Скорость передачи сведений и документов влияет на производительность целого ряда смежных подразделений.

Пример 2. Какие сведения запрашивают/предоставляют юристы
ИС создают для специалиста единое информационное пространство. Когда информационное пространство в компании интегрировано, у сотрудников всегда под рукой актуальная информация и нужные документы.
Рисунок 3. Пример организации единого информационного пространства за счет интеграции между информационными системами
Интеграция объединяет специалистов разных департаментов, при этом кратно сокращает время на коммуникацию.
Вместе с представителями различных компаний мы часто рассуждаем, какую выгоду компания получит за счет интеграции. Точно ли интеграция стоит своих денег.

Один из моих аргументов — эффективность использования рабочего времени. Наглядный пример до и после автоматизации бизнес-процессов или до и после интеграции информационных систем, как правило, снимает все сомнения.

Вячеслав Коновалов, ведущий бизнес-аналитик Актион Legaltech
В таблице видно, что после интеграции между ИС юрист экономит почти два часа рабочего времени в день. Эти часы могут пойти на решение действительно важных задач, а работодатель не заплатит за ручное заполнение таблиц более чем 200 тысяч рублей каждому юристу в год. Если юристов, к примеру, пять, то на заполнение таблиц уйдет не меньше миллиона рублей.
Оставить заявку на презентацию XSUD
Рассмотрим, какой бывает интеграция, с точки зрения пользователей. Примеры интеграции — из практики команды XSUD в работе с крупными юридическими департаментами.

1. Односторонняя/двусторонняя.

При односторонней интеграции сведения отправляются из системы Х в систему Y, при двусторонней, соответственно, данные идут в обе стороны.

Выбор между односторонней и двусторонней интеграцией зависит от потребностей пользователей. Одни сценарии работы требуют простой односторонней передачи данных, в то время как другие — полноценной двусторонней синхронизации данных и операций между ИС.

Пример двусторонней интеграции — обмен сведениями между юристами и бухгалтерами. Бухгалтеру важно вовремя получить информацию о том, что выдан исполнительный лист в рамках судопроизводства, а юристу — знать, когда по этому листу поступят средства.

2. С внутренними ИС/ внешними источниками

Юристы получают сведения, например, КАД Арбитр или ГАС Правосудие, а также от смежных отделов, департаментов. В первом случае — это внешние источники, во втором — внутренние.

2.1. Интеграция с внутренними ИС

Например, интеграция между 1С и XSUD позволяет автоматически передавать информацию по контрагентам и договорам, что ускоряет обработку претензий и составление сопутствующих документов.

КАКАЯ БЫВАЕТ ИНТЕГРАЦИЯ
Внутренние интеграции связывают компоненты внутри организации через общие базы данных или файловые форматы, когда данные передаются и обрабатываются через файлы внутри компьютерной сети.

Методы интеграции зависят от конкретных потребностей и характеристик системы. Выбор определенного метода зависит от объема передаваемых данных, частоты обмена, уровня безопасности и требуемого уровня автоматизации.

Александр Царев, руководитель отдела разработки XSUD
2.2. Интеграция с внешними источниками.

Этот тип интеграции связывает ИС с внешними источниками данных или сервисами. Например, интеграция с внешними API позволяет получать данные из любого стороннего источника или взаимодействовать с облачными сервисами. У команды XSUD есть кейсы интеграции с КАД Арбитр, ГАС Правосудие, сайтами московских судов, сайтами ФНС, Финансового уполномоченного, ГИБДД и так далее.

Внешние интеграции включают обмен данными с внешними источниками через API или стандартные протоколы. Также, для внешних интеграций можно использовать стандартные протоколы обмена данных, такие как REST (Representational State Transfer) или SOAP (Simple Object Access Protocol), что облегчает согласованный обмен информацией с другими системами или сервисами.
Александр Царев, руководитель отдела разработки XSUD
Зачастую компания стремится решить все или большинство рабочих задач внутри одной информационной системы. На первый взгляд кажется, что это экономия. Однако это не так.

Если это человек 20-30 из всех отделов, то возможно это приведет к экономии. Если компания больше, и в одной информационной системе окажутся сотни или даже тысячи сотрудников, то одна система для всех — это утопия. Такой подход устаревает по трем причинам.


Причина 1
Единая для всех информационная система становится громоздкой: страдает быстродействие.
Причина 2
Функционал и интерфейс не могут одновременно отвечать всем требованиям сотрудников из разных отделов — в итоге их делают усредненными и они не нравятся никому.
Причина 3
Снижается вовлеченность сотрудников, их желание пользоваться информационной системой: интерфейс неудобный (лучше запишу что-то в блокнот), система висит (буду вести свою таблицу, так быстрее).
Причина 4
Настройка интерфейса или функционала «под себя» отнимает много времени, иногда месяцы и годы. Поскольку большой системой пользуются все специалисты, то на доработки нужно вставать в общую очередь. И ждать.
Рисунок 4. Четыре причины, почему не стоит включать все отделы в одну информационную систему
Практически каждому департаменту необходимо свое узкопрофильное ИТ решение: финансистам, юристам, бухгалтерам, продажникам и т.д. Узкопрофильные решения позволяют специалистам работать удобно и не пытаться подменять автоматизированное рабочее место блокнотом. Эти узкопрофильные решения должны уметь обмениваться данными и документами.


Оставить заявку на презентацию XSUD
Приведу примеры реализованных проектов, когда мы наладили обмен данными и документами между XSUD и другими информационными системами наших заказчиков.

Двусторонняя интеграция с 1С.

Информация о договорах и контрагентах выгружается из системы 1С в определенные периоды времени и передается в систему XSUD, которая размещает эту информацию на карточках.

Кроме того, система XSUD выгружает данные о претензиях, исках и делах и передает их обратно в систему 1С. Таким образом, благодаря такому взаимодействию, юристам не нужно работать в двух разных системах, и сотрудники других отделов могут видеть прогресс по делам без необходимости обращаться к юристам или использовать систему XSUD.

Интеграция с системой авторизации заказчика IDP.

Интеграция с IDP авторизацией избавила сотрудников одной компании от необходимости вводить пароль каждый раз. При входе пользователя, система XSUD обращается к специальной программе (Identity Provider (IDP)), чтобы убедиться, что вы это реальный сотрудник компании. Когда личность подтверждена, система выдает специальный ключ, который позволяет пользоваться приложением или сайтом без необходимости вводить пароль каждый раз. Это делает вход удобнее и безопаснее.

Интеграция c SAP для страховой компании.

У одного из заказчиков XSUD урегулирование убытков по розничным видам страхования в АльфаСтрахование осуществляется в автоматизированной системе SAP. Чтобы не ломать старое, внедряя новое, команда XSUD наладила обмен двусторонний обмен данными между системами.

Рисунок 5. Схема обмена данными между XSUD и внутренними/внешними ИС

Интеграция с сервисом Финансовый уполномоченный.

Интеграция с сервисом Финансовый уполномоченный обеспечила юристам страховой компании возможность работать с обращениями через ФУ в XSUD без посещения сайта. За счет интеграции, юристы автоматически получают новые обращения, отвечают на входящие запросы с применением электронной цифровой подписи (ЭЦП), а также просматривают всю цепочку сообщений, связанных с конкретным обращением. Всё это осуществляется внутри XSUD.

Интеграция с сайтом ГИБДД.

Для юристов автодилера команда XSUD реализовала интеграцию с сайтом гибдд.рф. В результате происходит автоматическая проверка информации по VIN номеру автомобиля. Пользователь XSUD вводит VIN-номер автомобиля в специальное поле, после чего система перенаправляет его на веб-сайт гибдд.рф для получения информации по штрафам, нахождение в залоге и т.д.

ПРИМЕРЫ УСПЕШНОЙ ИНТЕГРАЦИИ ОТ XSUD

Начните работу в XSUD
уже сегодня