Как создать, чтобы ничего не сломать

Если компания видит себя успешной в ближайшие два года, то часть IT-инструментов для ведения бизнеса она уже использует, а другую часть должна начать использовать в ближайший год. Точки быстрого роста бизнеса доступны тем, кто уже сегодня подбирает программы для автоматизации бизнес-процессов. «Ручной» учет действий сотрудников, невозможность рассчитать ту или иную конверсию, понять качество лидов, оценить эффективность работы того или иного отдела, выстроить логистику или складской учет — всё это сегодня возможно только с помощью IT-инструментов.

Анастасия Звонарева, директор направления Актион LegalTech (сервисы по автоматизации юридических департаментов, Группа Актион)

Не стоит обходиться без IT-инструментов, если они доступны на рынке и с их помощью компания может решить стоящую перед ней задачу. Ведь нет бухгалтеров, которые хотят работать без специализированной системы бухучета, или кадровиков, которые не умеют вести кадровый учет «в цифре»? Пожалуй, каждая компания сегодня использует в работе IT-инструменты, так как нет никаких причин этого не делать. Небольшие компании как минимум работают в CRM и бухгалтерских учетных системах. Это необходимый минимум, чтобы организовать работу, не терять клиентов и эффективно использовать рабочее время сотрудников

Сейчас на рынке достаточно IT-инструментов, с помощью которых можно автоматизировать практически любой бизнес-процесс. Назову четыре вида функций, которые компании автоматизируют в первую очередь.

1. Бухгалтерский и кадровый учет (бухгалтерские функции автоматизированы полностью).
2. Управление общением с клиентами (захват лидов, email-маркетинг, отслеживание движения клиента по воронке и проч.).
3. Общение с клиентами (каналы прямой коммуникации, чат-боты).
4. Документооборот (электронный документооборот, в т.ч. юридически значимый).

Отдельно стоит рассматривать инструменты цифровизации в промышленности. На рынке присутствуют автоматизированные системы управления (АСУ), охватывающие различные производственные циклы и процессы. Эксперты используют для них термин MES-системы: manufacturing Execution System — производственная исполнительная система.

Управляющие, операционные, поддерживающие — все группы бизнес-процессов можно автоматизировать, а глубину автоматизации определить для своей компании самостоятельно.

Как эксперт LegalTech, назову юридические функции, автоматизация которых приносит ощутимые результаты для компании в целом:

- учет и распределение дел и задач юристов;
- проверка контрагентов;
- создание документов;
- внутреннее согласование, консультирование;
- комплаенс

Чтобы иметь конкурентное преимущество, компаниям пора расширять горизонт цифровизации и автоматизации. Чтобы качественно вести юридическую работу и понять ее эффективность, пора внедрять LegalTech инструменты.

Инструменты для автоматизации бизнес-процессов делят на несколько видов, самые распространенные приведу в таблице.

Если говорить об организации непрерывного цикла работы юриста, то к этому классу относят несколько различных систем.
В период «ковидной экономики» власти разного уровня уже оценили цифровые продукты, а в текущей ситуации тенденция набирает обороты.
Узкоспециализированные решения хороши тем, что они максимально удобны. Достигнуть лучшего результата можно, если расширять функционал инструментов за счет друг друга. Это дешевле и быстрее, чем доработка и тем более собственная разработка.

Актуальное решение, которое позволит не сломать старое, внедряя новое, это всегда интеграция. Объясню, что это значит и почему такое решение будет оптимальным.

Есть два подхода к тому, чтобы попытаться не сломать то, что уже работает. Первый подход — все процессы уместить в один продукт, второй — внедрять продукты, закрывающие конкретную функцию, а не весь процесс сразу. Рассмотрим оба подхода подробнее.

Съесть слона. Сделать IT продукт на все случаи жизни, как правило, хотят крупные компании, в которых есть собственная команда разработки. У этого подхода, на первый взгляд, есть весомый плюс — компания полностью владеет разработкой, распоряжается ею, дорабатывает по своему усмотрению. На практике, в IT-решениях большую роль играет команда разработки. Уйдет команда — и выяснить логику процессов, настроенные «костыли» будет весьма сложно. Поэтому плюс своей разработки может оказаться большим минусом.

Другой минус — сроки. Большие системы пишут долго. В попытках учесть интересы всех, вдогонку добавить «еще вот это, судебникам это обязательно нужно» всегда страдает качество.

И третий минус «слона» — это его внедрение. В открытых источниках можно найти информацию о том, что не более 40% собственных разработок доходят до финала, и примерно столько же действительно начинают использовать свой продукт в работе.

Нарезать слона. Все чаще компании делают выбор в сторону сервисов, которые закрывают конкретную функцию, а не весь огромный процесс. Я много общаюсь с заказчиками, и знаю, что главная причина — экономия. Экономия и денег, и полезного рабочего времени.

Как эксперт LegalTech, приведу пример в части организации работы в этой сфере. Юристам приходится делать одну и ту же работу в разных местах, дублировать информацию, сводить отчетность из разных систем, а что-то по-прежнему фиксировать в блокнотах, чтобы не потерялось. Они должны регулярно сверяться с сайтами судов, отслеживать назначенные судебные заседания, готовить документы по делам, вести учет, что на какой стадии. Это не считая задач, связанных с внутренним документооборотом: составлять доверенности, работать с запросами коллег.

В итоге, документы хранят разрозненно, из-за перегрузки пропускают судебные заседания и сроки обжалования, внутренние задачи в отчеты не попадают. Решить эти проблемы можно только в узкоспециализированной системе. Например, как XSUD. Система синхронизирована с источниками, в ней реализовано хранение документов, создание по шаблону. Все задачи юриста попадают в отчет. Кстати, отчет отдельно заполнять не нужно — нужно вести дела в системе, и тогда отчет можно сформировать в удобное время практически по любым параметрам.

Чтобы цифровизация в компании прошла действительно успешно, стоит подготовить матрицу и посмотреть, что и за счет чего будет автоматизировано. Можно отталкиваться от департаментов в составе организации, затем посмотреть пересечения и приблизительно увидеть объемы интеграции, то есть объемы обмена информацией между разными системами.

Кстати, в работе с заказчиками, которые хотят индивидуальное решение, мы всегда начинаем именно с аудита бизнес-процессов, связанных с реализацией юридической функции. Так мы быстрее понимаем алгоритмы для сценариев автоматизации и объем для интеграции, если она нужна.

Аудит позволяет оценить сроки проекта, которые всегда значительно меньше, чем своя разработка, скорректировать технические требования, посчитать затраты и определить команду, которая будет участвовать во внедрении.