Ксения Селиванова, ведущий менеджер корпоративных продаж системы учета дел юриста XSUD, прямо спросила у издателя системы XSUD, почему ей с каждым годом все сложнее объяснять заказчикам, из чего и как складывается стоимость проекта автоматизации. Ответы на неудобные вопросы — в статье.

- Анастасия, сегодня я от своего лица и от лица наших заказчиков хочу задать неудобные вопросы про деньги) Стоимость ИТ-решения — один из важнейших критериев, и зачастую ценообразование заказчики считают непрозрачным и сложным. Согласны обсудить ценообразование в привычном вам legaltech?

- Ксения, обещаю отвечать честно. Насколько это возможно:)

- Тогда начнем. Почему автоматизация с каждым годом дорожает, а не наоборот? По логике заказчиков, и я их понимаю, чем пользователей ИТ-решения больше, тем стоимость одного автоматизированного рабочего места должна становиться меньше. Решение масштабируется и дешевеет, разве не так?

- Так, но не совсем. Объясню. Мысль действительно верная — масштабирование проекта ведет к удешевлению. Это касается ИТ-решений, которые не имеют индивидуальных настроек. Если же поставщик дорабатывает свое решение под отдельно взятого заказчика, то стоимость проекта складывается из цены лицензии, цены за доработки и стоимости оказания платной услуги.

Приведу бытовой пример: если вы покупаете, например, шкаф, обычного размера, то платите одну цену. Если просите производителя изготовить такой же, но бОльшей высоты, или называете другие конструкторские особенности, то цена будет выше. Производителю нужно подключить дизайнера, конструктора, выполнить новые заготовки и т.п. То же правило действует и в проектах автоматизации — мы называем это глубиной кастомизации.

- Любые доработки — это дорого? Из моего опыта работы — часто заказчики просят оценить доработки, но затем, когда узнают стоимость, вовсе отказываются от проекта автоматизации. Считают, что делать все «хотелки» слишком дорого, а раз так, то и вовсе можно еще на какое-то время все оставить как есть.

- Ксения, нет простого ответа на этот вопрос. Стоимость доработки зависит от ее сложности. Расчет ведется так: аналитик оценивает доработку в часах, и затем количество часов умножают на цену за 1 час. В цену этого часа входит работа аналитика, разработчика, тестировщика — всех, кто нужен для реализации доработки. Например, в Актион Legaltechв 2025 году цена за такой час составляет 8 400 рублей. В зависимости от оценки в часах, одна доработка будет стоить 84 тысячи, а другая — 840. Нужен расчет. И дешеветь разработка пока не будет не только в legaltech, нигде не будет. Через год проект будет стоить точно дороже, чем сейчас.

Еще хочу отдельно сказать о том, что можно отнести к доработкам, это важный момент, и детали лучше обсудить с поставщиком ПО «на берегу». На примере системы XSUD, мы делим все работы на те, результат по которым достижим базовым функционалом, и все остальные. Что достижимо только через доработку — определяет аналитик.

На практике, не менее 70-80% задач мы решаем без доработок, за счет настройки сценариев автоматизации, создания картотеки в том виде, как это нужно заказчику, и проч. И только около 20% запросов — это будущая доработка функционала. Как правило, это интеграция с другой информационной системой или автоматизация определенного отчета по техническому заданию заказчика.

Ну и еще один момент. И на вебинарах, и в работе с заказчиками мы рекомендуем следовать принципу «необходимо и достаточно», развивать проект постепенно. Если сомнения в том, что интеграция будет полезной, что отчет нужен именно такой, а не другой, то не следует торопиться. Нужно поработать, добиться того, что пользователи привыкли работать в новой системе, и тогда думать о развитии проекта.

- Есть такая стратегия — собрать коммерческие предложения по решениям одного класса, и выбрать по наименьшей стоимости. Так и одобрение бюджета получить проще, и покупать приятнее. Попробуйте меня переубедить, что в этой стратегии есть узкие места.

- Попробую не переубедить, но обратить внимание на детали. Действительно, рациональным решением кажется выбрать решение, меньшее по стоимости, и наполненное нужным функционалом. Но важно обращать внимание на детали.

Например, лицензия у одного поставщика стоит 15 тысяч, а другого — 50 тысяч рублей. Очевидно, что бизнес-заказчик предпочтет потратить 15 тысяч. Однако при детальном рассмотрении может выясниться, что за 15 000 рублей в год предлагается самостоятельно настраивать ИТ-решение и обучать сотрудников, работать с шаблонами документов и проч. А за 50 000 эти заботы возьмет на себя поставщик ПО: обучит, настроит, поможет, подскажет, перенастроит, когда у заказчика меняются цепочки событий, например. В автоматизации претензионно-исковой работы, например, важно уточнять, какие источники входят в стоимость лицензии, как часто происходит обновление.

Дело в том, что одна и та же услуга, работа, что угодно — не может в разы отличаться у разных поставщиков. Не только в сфере ИТ-технологий, в любой сфере. Мы разбирали пример с мебелью, и здесь поясню на этом примере: чтобы шкаф той же конструкции стоил дороже в два раза, он должен быть из другого материала, например. И задача заказчика собрать информацию не только о стоимости, но и об объеме услуги.

- Как заказчику быть уверенным в том, что через год цена не взлетит раза в два? Это опасение заказчика выглядит как обоснованное.

- С уверенностью в завтрашнем дне сложно не только в сфере legaltech. Тем не менее, есть способы прогнозировать и фиксировать стоимость лицензии.

Очевидный способ — заранее договориться о том, как будет расти цена. Например, в коммерческом предложении по системе XSUD мы можем указать, что ежегодная индексация составит не более 15% от стоимости лицензии. Такая предсказуемость вселяет уверенность в обе стороны: заказчик будет уверен, что цена не вырастет в два раза, поставщик знает, что не придется работать себе в убыток.

Другой способ зафиксировать стоимость — заключить договор на несколько лет. Кстати, государственные заказчики часто поступают именно так.

Повышение стоимости — неприятная, но неизбежная мера. Поставщик не может не повышать хотя бы на величину инфляции (растут зарплаты, стоимость аренды и проч.). Заказчик справедливо отмечает, что для повышения цены нужны более весомые аргументы, улучшения в работе.

И не могу не отметить, что важны отношения между поставщиком и заказчиком. Это партнеры на многие годы вперед, они регулярно взаимодействуют и должны доверять друг другу. Резкое и необоснованное повышение цены не способствует доверию, надежные партнеры так не поступают:)

- И попрошу практический совет. Сколько целесообразно тратить на автоматизацию? С чем сравнивать? Может быть, есть зависимость от оборота компании или чего-то еще. «Вилка», что считать дорогим, а что нет, помогла бы и мне, и заказчикам.

- Волшебной таблетки нет, каждый проект автоматизации, в частности, бюджет на него, придется защитить. Я бы тоже была рада сослаться на некий уважаемый источник, который обозначит: тратить на автоматизацию 10% от фонда оплаты труда — это нормально, это минимум. Но пока с таким источником я не встречалась, российские исследования по теме не видела.

На что тогда ориентироваться? Думаю, что в защите проекта автоматизации руководителю юридической функции отталкивать от целевых показателей проекта автоматизации: сформулировать, что будете делать быстрее, какой ранее не охваченный сегмент работы сможете взять на свой отдел.

И еще важный момент. Часто бюджет на автоматизацию рассматривают так: сейчас мы делаем это бесплатно, а нам предлагается за это платить. Что именно делать, не так важно: собирать информацию по надежности контрагента, создавать и согласовывать типовые договоры, обновлять сведения по судебным делам. Заблуждение — думать, что без автоматизации это делается «бесплатно». На самом деле, нужно принимать в расчет оплату рабочего времени специалиста, который этой рутиной занимается. Может оказаться, что высококвалифицированным юристам компания половину зарплаты платит за заполнение таблиц вручную и заполнение типовых документов.

Ксения, думаю вы сами в работе с заказчиками делаете расчет экономического обоснования проектов автоматизации?

- Да, конечно, такой расчет делаю регулярно) И закончить хочу следующим вопросом: почему нельзя купить права на продукт? Это и от подорожания убережет, и даст компании-заказчику возможность развивать ИТ-решение самостоятельно. В основном, ИТ-департамент говорит: мы не хотим каждый год платить за лицензию на «чужое» решение, которым не сможем управлять, на которое не имеем влияния как в технической части, так и в части стоимости.
Крупные компании довольно часто обращаются ко мне с таким вопросом, и каждый раз идут сложные переговоры, в которых и Вы принимаете участие.

- Ксения, да, такие сложные вопросы мы обсуждаем в индивидуальном порядке, и продавать права на продукт нам еще не приходилось. Я вижу свою задачу в этом процессе так: разъяснить заказчику, что покупка прав не решает стоящие перед ним задачи, и сотрудничество с вендором может и должно быть взаимовыгодным.
Поставщик, вендор не продает права на свой продукт, так как он заинтересован работать и с другими заказчиками, так? Если говорить о глубоко кастомизированной, то есть доработанной под заказчика версии, то расходы на приобретение именно прав на продукт могут оказаться несоразмерными задачам, которые изначально были поставлены.

Теперь о развитии ИТ-решения. Не секрет, что на рынке дефицит разработчиков, ИТ-специалистов почти по всем направлениям. Даже в крупных компаниях, где большой штат собственной разработки, есть приоритетные проекты, которые напрямую влияют на коммерческий результат. В такие проекты и направляется основной ресурс. На сопутствующие проекты автоматизации, к которым можно отнести автоматизацию юридической функции, ресурсы выделяют по остаточному принципу. В таких условиях говорить о развитии продукта собственными силами не приходится, с этой задачей справляется только вендор, так как он финансово заинтересован в развитии. Таковы реалии на сегодняшний день.

Ну а, чтобы все было предсказуемо и в развитии продукта, и в его стоимости, можно согласовывать планы и величину индексации — об этом я ранее уже рассказала. Вести себя непредсказуемо, «шантажировать» заказчика — значит потерять его. Конечно, заказчик в какой-то степень зависит от поставщика. Но ведь и поставщик ровно также зависит от заказчика, заинтересован в долгосрочном сотрудничестве. Об этом нельзя забывать.

- Анастасия, спасибо за честные ответы!
- Ксения, и Вам спасибо, что выслушали!