С 1 сентября 2023 года больше нельзя получить на сотрудника сертификат электронной подписи юридического лица. Запрет связан с изменением в законодательстве об электронной подписи и переходом всех организаций на машиночитаемые доверенности.

В статье разберемся, что представляет собой машиночитаемая доверенность и как с ней работать.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — цифровой аналог бумажной доверенности, электронный документ, в котором зашифрованы данные доверителя и поверенного, полномочия последнего и срок действия доверенности.

МЧД не нужно распечатывать или переносить на флешку. Файл xml можно передавать через интернет. Чтобы доверенность имела силу, ее должен подписать директор организации своей электронной подписью.

Машиночитаемая доверенность постепенно заменит электронную подпись сотрудник с данными компании.

Переход на МЧД проходит в несколько этапов. С 1 сентября 2024 года всем организациям нужно перейти на машиночитаемую доверенность, а до этой даты постепенно вводятся ограничения.

С 1 сентября 2023 года сотрудники уже не могут получить электронную подпись с данными компании. На новых сотрудников нужно оформлять МЧД. Разрешено использовать до 31 августа 2024 года подписи, которые сотрудники получили до этой даты. Если в период с 1 сентября 2023 по 31 августа 2024 закончится срок действия электронной подписи, получить подпись старого образца не получится — нужно оформить МЧД.

До 1 сентября 2024 года документы можно подписывать, получать, предоставлять как по новой схеме — электронной подписью гражданина с МЧД, так и по старой — электронной подписью сотрудника с данными компании.

С 1 сентября 2024 года нужно применять только новую схему электронной подписи (п. 9, 14 ст. 1 Федерального закона № 476-ФЗ, Федеральный закон от 30.12.2021 № 443-ФЗ).

Какие данные включить в МЧД, зависит от ведомства, в котором она будет использована. Требования к составу сведений в МЧД могут устанавливать операторы государственных информационных систем, в которые передаете документы.

Такие требования органы устанавливают отдельными нормативными правовыми актами. Например, отдельные требования установил Банк России и налоговая. При обращении к ним нужно использовать утвержденные формы доверенностей (приказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7−26/445@).

Если орган или оператор не установил специальные правила для машиночитаемой доверенности, необходимо использовать формат универсальной МЧД, размещенной на сайте Госуслуг. Он подойдет для работы как с госорганами, так и с контрагентами (приказы Минцифры от 18.08.2021 № 857, от 18.08.2021 № 858).

Все МЧД должны отвечать единым требованиям из таблицы ниже.

Если получаете доверенность через сервис ФНС или портал Госуслуг, будьте уверены, что документ соответствует требованиям профильных ведомств. Системы частных операторов объединяют сеть распределенного реестра ФНС. Так налоговая может контролировать доверенности, созданные вне сервиса ФНС. Она проверяет подгруженные доверенности на соответствие общим требованиям.

Выпустить МЧД можно с помощью сервиса ФНС, на сайте Госуслуги, обратившись к нотариусу или стороннему оператору ЭДО.

Сервис ФНС. Составить доверенность можно на сайте налоговой. МЧД, выпущенная на сайте ФНС, подойдет для отправки отчетности в налоговую и для обмена документами между организациями. Портал позволяет создать доверенность, проверить ее, а при необходимости — отозвать.

Чтобы оформить доверенность от компании, введите ее ИНН, КПП и ОГРН — сервис сам подгрузит наименование и адрес организации, имя и ИНН руководителя. Самостоятельно потребуется ввести СНИЛС руководителя и дату его рождения.

Сервис проверит сведения и предупредит, если они не совпадают с информацией налоговиков, поможет конкретизировать полномочия доверенного лица. Готовую доверенность нужно заверить электронной подписью руководителя.

Госуслуги. На Госуслугах сформировать МЧД можно в личном кабинете организации. Заполните все обязательные поля и подпишите доверенность УКЭП руководителя. В доверенности нужно использовать коды полномочий из классификатора, они размещены в инструкции на сайте.

Выдать МЧД можно как сотруднику, который привязан к профилю организации, так и любому другому человеку, у которого на Госуслугах есть подтвержденная учетная запись. Подготовить машиночитаемую доверенность вправе сотрудник, у которого есть доступ к профилю организации на Госуслугах.

ЕИС нотариата. Если необходима нотариально удостоверенная МЧД, нужно обратиться к нотариусу. В нотариальных МЧД можно указывать различное количество представителей. В сервисах ЕИС нотариата есть возможность создать черновик МЧД. Нотариус заранее подготовит проект доверенности, и финальный этап подписания и удостоверения МЧД займет не более 5 минут.

Оператор. Выпустить МЧД можно в автоматизированной системе, например, такой, как XSUD. В системе учета дел юриста XSUD можно выпустить МЧД, автоматически передать данные в государственные органы, вести реестр выданных МЧД и контролировать сроки по ним.

Чтобы выбрать сервис для выпуска МЧД, проанализируйте потребности компании и удобство сервиса.

Например, если МЧД нужна для сдачи налоговой отчетности и взаимодействия с контрагентами, можно оформить МЧД на сайте ФНС. При этом налоговую доверенность нельзя использовать для представления интересов в другом органе или для удостоверения сделок, требующих нотариальную доверенность. Для этих целей необходимо выдавать МЧД на других сервисах.

Чтобы управлять всеми МЧД на всех сотрудников организации в одном месте, автоматизировать контроль сроков, стоит рассмотреть цифровые сервисы.

Проверить подлинность доверенности можно пока только на сайте ФНС. Если контрагент передал МЧД напрямую, то воспользуйтесь сервисом проверки подписи на сайте ФНС России. Для проверки введите на сайте ФНС номер МЧД и нажмите «Просмотр результата». Для других госорганов подобных программ пока нет.

После проверки можно скачать протокол с ее результатами: все ли необходимые ФНС сведения есть в документе и правильно ли составлен код. Сервис сообщит, загружена ли такая доверенность в распределенный реестр ФНС России.

МЧД можно отозвать с помощью сервиса, в котором ее выдали, или через официальный сайт Федеральной нотариальной палаты.

Отозвать доверенность имеет право только тот, кто ее выдал. Об отмене нужно уведомить представителя и тех, перед кем он представлял интересы компании. Если этого не сделать, права сотрудника сохраняются до момента, когда он узнает об отмене доверенности (ст. 189 ГК).

Способ отзыва доверенности зависит от возможностей оператора площадки. В любом случае, сделать это нужно с помощью электронной подписи руководителя. Где-то получится отозвать доверенность, просто проставив галочку, а для каких-то систем придется сформировать заявление на отмену доверенности.

Рекомендуемый формат заявления об отзыве доверенности установила ФНС письмом от 20.01.2022 № ЕА-4−26/534@. После отзыва доверенности нужно проверить информацию о ней на сайте Федеральной нотариальной палаты.

Если через частную систему электронного документооборота отменить доверенность в простой письменной форме не получается, сделать это можно в личном кабинете портала notariat.ru.

Нельзя отозвать часть полномочий, вписанных в МЧД. Машиночитаемую доверенность можно аннулировать только целиком и создать новую с актуальным перечнем полномочий.

МЧД уже можно использовать при сдаче отчетов, взаимодействии с госорганами, а также при электронном документообороте с контрагентами.

Можно сдавать отчеты в налоговую и в СФР с помощью МЧД. Для этого один раз до отправки отчетности направьте МЧД. Госорган примет доверенность, и всю отчетность можно будет подписывать с помощью МЧД.

Подать документы в судебные органы можно с помочью МЧД, сформированной на портале Госуслуги. Однако регламент использования МЧД в суде еще не принят.

Планируется, что скоро можно будет использовать МЧД в Росреестре, Росстате, ФТС, системах маркировки Честный ЗНАК и Федресурс.

Использовать МЧД в электронном документообороте между организациями можно, если контрагенты предусмотрели в договоре такой порядок.