Охват претензионной работой:

Главная цель претензионной работы — возврат денежных средств, а задачи зависят от компании. Для одних компаний в приоритете контроль над контрагентами, для других — поддержание положительной деловой репутации.

В случае с входящими претензиями важно вовремя реагировать, а в работе с исходящими — контролировать результаты претензионной работы. Например, в регионах РФ власти утверждают методические указания для ведения претензионной работы в рамках исполнения госконтрактов. Так, в Челябинской области задачами претензионной работы заявлены понуждение недобросовестного контрагента к надлежащему исполнению обязательств, а также взыскание с недобросовестных контрагентов пеней и штрафов.

Чем быстрее направлена претензия, тем быстрее можно обратиться в суд, а это особенно важно в банкротных делах: на счетах контрагента останутся деньги к моменту получения исполнительного листа, удастся стать первым заявителем в деле о банкротстве.

Автоматизируйте претензионную работу, чтобы возвращать деньги в максимально сжатые сроки.

Качество претензионной работы складывается из ее своевременности и факта удовлетворения направленных претензий. Кроме того, работу любого подразделения бизнес-заказчик оценивает в денежном эквиваленте, и работа юристов — не исключение.
Увеличение охвата претензионной работы позволяет на уровне компании:

► дисциплинировать контрагентов;
► вернуть средства в компанию;
► упорядочить и оптимизировать судебную работу.

Претензионную работу в количественном и качественном выражении стоит оценивать именно с позиции результатов, к которым она приводит.

Претензионная работа лежит в основе работы с дебиторской задолженностью.

Евгений Соловьев, независимый эксперт по работе с дебиторской задолженностью, в статье для журнала «Финансовый директор» отмечает, что чем раньше компания начинает возвращать просроченную задолженность, тем выше шансы на успех. Это утверждение верно и для случаев, когда важно обязать контрагента, к примеру, исполнить обязательства в установленные сроки или выполнить работы надлежащего качества.

Специалистов юридического департамента ценят за удовлетворенность внутренних заказчиков в вовлеченность в процессы компании, активная претензионная работа отвечает обоим критериям.

Публикации руководителей юридической функции в СМИ часто повторяют одну мысль: юристы — это бизнес-партнеры. Значит, и к организации процессов пора подходить с точки зрения оптимизации.

Нужно много данных и нужны возможности аналитики и в претензионной работе, и в исковой, и далее по всем направлениям работы.

Автоматизация позволяет кратно увеличить охват претензионной работы.

Претензионная работа считается дорогостоящей, так как отнимает много времени, но не всегда приводит к планируемому результату. На практике выделю четыре основные причины, по которым юристы не охватывают претензионной работой всех должников и других контрагентов компании.

1. Нет системы уведомлений о наступлении обстоятельств, требующих подготовить и направить претензию.

Как правило, первыми о просрочке платежа или оказания услуги/выполнения работы узнают сотрудники других отделов: финансисты, закупщики или бухгалтеры, но не юристы. Прохождению информации от сотрудника к юристу мешает несколько факторов: человеческий фактор, отсутствие налаженных каналов информирование и регламентов, которые регулируют эту работу.

Юристы либо не узнают, либо не своевременно узнают о том, что произошел инцидент, требующий направления претензии.

2. Экономически не целесообразно направлять претензии на небольшие суммы.

Юристы тратят значительное количество рабочего времени на подготовку претензии: необходим пакет документов, ознакомиться с ним, написать и согласовать претензию с руководителем, отправить контрагенту. Когда оплатить эти часы юристу стоит 5 тысяч рублей, а претензию нужно направить на 3 тысячи рублей, бизнес считает такую претензионную работу экономически не обоснованной. Часто встречается мнение о том, такую претензию лучше не направлять вовсе.

3. Юристы не успевают готовить большое количество претензий.

Как правило, штатная численность юридического отдела просто не позволяет охватить претензионной работой все инциденты. Расширение штата не решает задачу, но уже по причине экономической целесообразности.

4. Вместо официальных претензий направляют письма, а не официальные претензии.

Контрагенты не воспринимают всерьез просто письма на официальном бланке организации, а суды не признают их отправку соблюдением претензионного порядка. Верховный суд в пункте 4 постановления Пленума от 22.06.2021 № 18 указал, что сообщения, имеющие информационный характер, не могут выступать подтверждением исполнения обязательного претензионного порядка.

Получается, что качественной претензионной работе, и в первую очередь увеличению охвата, мешают экономические причины.

В любом производстве удешевления добиваются за счет роста объема производства, то же правило действует и в случае с претензионной работой. Автоматизация процессов становится инструментом, который позволяет вывести претензионную работу на новый уровень. Рассмотрим подробнее.

Чтобы увеличить охват претензионной работы, нужно ее удешевить и настроить механизмы информирования между отделами. Это возможно за счет автоматизации бизнес-процессов.
Охватить контрагентов претензионной работой можно в три этапа.

1. Описать и регламентировать сопутствующие процессы, типизировать претензии.

2. Настроить систему информирования юристов.

3. Подобрать ИТ-инструменты и автоматизировать процессы, связанные с инициацией и оформлением претензии.

Как правило, в компании утверждают внутренний акт — регламент претензионной работы. В регламенте обычно прописывают ответственных лиц за претензионную работу, детально описывают сроки и действия каждого ответственного сотрудника при возникновении у контрагентов задолженности.

Когда есть регламент, сотрудники из других отделов понимают, к кому в юридическом отделе обратиться при просрочке платежа контрагентом, какие сведения и в какие сроки предоставить.

Следующим шагом к удешевлению претензионной работы является типизация претензий. Внедрение типовых претензий позволяет сократить время на их подготовку, избежать технических ошибок. Стандартизированные формы ускоряют подготовку документов, распределяют зоны ответственности между юридическими подразделениями.

И финальный этап — подбор инструментов, позволяющих автоматизировать бОльшую часть процессов в рамках претензионной работы:

— своевременное информирование о необходимости подготовить претензию;
— передача сведений и документов в юридический отдел;
— назначение юристу задачи подготовить претензию, контроль срока выполнения;
— создание, автозаполнение и подписание типовой претензии;
— передача претензии в систему электронного документооборота.

В крупных компаниях с большим количеством контрагентов автоматизация претензионной работы дает вау-эффект. Бизнес возвращает большое количество денежных средств с минимальной загрузкой штатных юристов.

Автоматизация процессов претензионной работы позволяет получать статистику. Руководитель мониторит все направленные претензии, а работа юристов по подготовке и направлении претензии учитывается.

Благодаря автоматизации уменьшается стоимость подготовки одной претензии, и становится экономически целесообразным отправлять претензии даже по незначительным просрочкам контрагентов.

Следующий этап в работе с претензией — отследить ее эффективность. И эти задачи также решаются кратно быстрее, если в юридическом отделе автоматизированы бизнес-процессы.