1. Выбирайте вендоров, которые занимаются внедрением юридических систем

Компании, которые занимаются разработкой решений для автоматизации юридических департаментов, имеют определенный опыт и накопленный объем знаний.

Когда вы говорите с интеграторами таких решений, то делаете это «на одном языке». Им знакомы судебный процесс и терминология, они знают, с чем приходится сталкиваться юристам в повседневной работе и зачастую наперед знают, как решить вашу задачу или проблему.

Разработка с нуля у компаний, которые занимаются непрофильными продуктами, — это всегда дороже, дольше и сложнее. Вам надо погрузить интеграторов во все юридические тонкости и процессы, с источниками данных и буквально с нуля нарисовать систему. Отсутствие экспертизы усложнит взаимодействие и отсрочит результат внедрения на несколько месяцев.

У нас есть свой ряд принципов, который позволяет сделать процесс внедрения системы претензионно-исковой работы максимально комфортным, быстрым и с гарантированным результатом.

2. Рассказывайте о своих процессах, а не о том, какой должна быть система учета судебных дел.

Начиная работу с любой новой компанией, мы всегда спрашиваем: «Как вы работаете?» Вникаем во все тонкости, знакомимся со структурой компании, сотрудниками, выделяем ключевые роли и задачи. Изучаем, какие программы и продукты используются сейчас, где и в каком виде хранится информация, какая инфраструктура и технические мощности, есть ли выделенное IT-подразделение, внешние интеграторы.

Для того, чтобы получить удобную систему, не рассказывайте, какой вы ее хотите видеть. Важно подробно рассказать, как вы работаете.

У нас достаточно опыта, чтобы понять, как ваши процессы перенести в продукт, где могут быть подводные камни, где понадобятся доработки и расширение функционала. А зачастую в процессе найдется решение лучше, чем вы представляли его изначально.

3. Честно отвечайте на вопросы

Выбирая систему, компания пытается решить определенные задачи: систематизация и учет, контроль, аналитика, быстрая подготовка отчетности, сокращение времени на рутинных операциях, отслеживание сроков и т. д.

В целом все направлено на то, чтобы сделать работу проще, прозрачнее и эффективнее.

К сожалению, не все готовы честно говорить о своих проблемах и болях, а иногда просто они бывают не очевидны. Ответы на вопросы, которые задают наши аналитики помогают видеть картину целиком, выделить проблемные зоны и впоследствии их закрыть. При этом важно взаимодействовать не только с руководителями, но и с юристами, которые будут выполнять ежедневно определенные задачи. Потребности руководства и юристов, делопроизводителей — расходятся. Для успешного проекта важно учитывать интересы всех.

4. Ешьте динозавра по частям

Мы всегда рекомендуем разбивать внедрение на части. Совместно выделяем то, без чего стартовать просто не получится: структура, роли, импорт данных, авторизация, данные из внешних систем, настроенные карточки, отчеты, какой-то минимум доработок.

Первый этап индивидуален в зависимости от сферы деятельности, структуры, состава, бюджета. Затем второй этап. Третий, если необходим.

Очень важно после первого этапа «завести» пользователей в систему. Если компания большая и процессов много, то надо выделить экспертную группу, которая начнет работать до полной реализации проекта. Почему это важно?

Во-первых, начнется процесс привыкания. Не все воспринимают позитивно внедрение новых систем, да и вообще любому пользователю нужно время, чтобы адаптироваться и чувствовать себя комфортно при работе с новым инструментом, такова психология.

Во-вторых, с началом использования можно заранее скорректировать задачи, понять, что не удобно, а что наоборот очень хорошо зашло и последующие этапы спланировать с учетом новых вводных. Фидбэк от пользователей, которые каждый день будут работать в системе, очень важен и полезен для решения дальнейших задач.

В-третьих, погружать пользователей в продукт и проводить обучение проще, когда функционал базовый. Когда на пользователя сваливается огромный объем новой информации, переварить ее сложно, что-то обязательно будет упущено и опять же может породит порцию негатива или нежелание погружаться далее в процесс.

5. Внедрение не должно растягиваться на годы

В некоторых закупках и ТЗ клиентов мы все еще встречаем сроки от старта до финала от года и выше. Даже для крупных департаментов это довольно большой срок.

С учетом того, как быстро в наше время меняются технологии, подходы, законы, источники данных, спустя год вы рискуете получить уже устаревшую систему.

Да и сами процессы внутри организации за год-полтора меняются.

Оптимальное внедрение продукта должно занимать от трех месяцев до полугода с момента заключения контракта, а там где число юристов не превышает 7 — не более 1,5 месяцев. Лучше потратить чуть больше времени на предварительную проработку и исследование, чем на само внедрение.

6. Система должна интегрироваться с другими продуктами

Поскольку мы ориентированы на средний и крупный бизнес, конечно, у наших клиентов есть уже определенный набор систем, который используется в работе. Самый распространенный пример — ЭДО.

Не надо заставлять клиентов решать все задачи в рамках одного продукта. Сервисы должны быть кроссплатформенными, компактными и интегрированными между собой. Прошло время крупного энтерпрайза, когда все возможные задачи пытались решить с помощью одного большого и неповоротливого продукта.

Неважно, сколько у вас систем и сколько вы хотите оставить. Важно, можно ли с ними интегрироваться. Важно, чтобы ваши сотрудники не дублировали информацию в нескольких системах.

7. Хорошая автоматизация — это совместная работа вендора и заказчика

Залог успешного внедрения — двусторонняя слаженная работа. Это обмен опытом, наращивание компетенций, доверие и в итоге хороший результат.

Мы всегда ориентируем наших клиентов, что со стороны заказчика должна быть команда, готовая участвовать в процессе. Она не ограничивается одним менеджером или руководителем департамента.

Как правило, мы включаем в команду: менеджера проекта (если он есть), руководителя департамента, либо подразделений (если их несколько), юристов, специалиста IT-службы.

Со своей стороны у нас тоже целая команда, готовая браться за любые задачи.

Самые плохие варианты сотрудничества — мы платим деньги, а вы уж как-то сами.

Либо «вот наше ТЗ, чего вы еще хотите?» К счастью, среди наших клиентов таких нет.

8. Внедрение не заканчивается на подписании актов и вводе в эксплуатацию

Очень важный этап — сопровождение и поддержка после ввода в эксплуатацию. Мы продолжаем регулярно общаться, знакомим пользователей с обновлениями. Сервис — это непосредственная часть внедрения и успешного использования решения.

Выпуская новую фичу, мы заранее знаем, кому из наших пользователей она будет полезна (мы ведь хорошо понимаем, как вы работаете и знаем ваши задачи).

Мы сопровождаем и поддерживаем наших клиентов все время. Обсуждаем новые полезные доработки в продукте, которые далеко не всегда, кстати, оплачиваются дополнительно. Думаем вместе над новыми задачами и процессами (выше уже было про то, что все быстро меняется), подсказываем, как донастроить карточки, правила.