Зачем автоматизировать процесс согласования документов

Влад Понкратов,
руководитель по развитию
системы учета дел юриста XSUD
Бизнес стремится к операционной эффективности и снижению себестоимости процессов, однако согласовать документ, с одной стороны, технический, с другой — принципиально важный процесс, который влияет на поступления в компанию.
В статье назову шесть причин, зачем автоматизировать процесс согласование документов.
Предисловие: процесс согласования — один из самых долгих
Согласование по-прежнему один из самых долгих бизнес-процессов в большинстве компаний. Часто согласование документа пытаются получить в мессенджерах — так быстрее.

Скорость согласования документа или действия характеризует зрелость этого процесса. Когда сотрудникам быстрее согласовать договор, отправив его юристу в мессенджере, процесс нельзя считать зрелым.

Зато, когда процесс согласования в компании зрелый — юристы перестают получают получать в мессенджеры мольбы «согласовать побыстрее» и звонки на тему «где согласованный документ, я еще вчера вам его отправил».

Автоматизируйте бизнес-процессы в юридическом отделе и сделайте процесс согласования документов удобнее и быстрее.
Оставить заявку на автоматизацию процесса согласования документов
Оставить заявку на автоматизацию процесса согласования документов
#Чтобы упорядочить
Накануне автоматизации процесс согласования придется упорядочить: утвердить регламент, например, или зафиксировать сроки согласования того или иного документа внутренним приказом по организации. Новинка последних лет — так называемая матрица согласований. Это таблица, в которой сведены факторы, влияющие на состав согласующих.
Пример матрицы согласования договоров в зависимости от типа и цены сделки
Все участники бизнес-процесса «согласование» будут довольны, когда уже на этой стадии ясности станет больше, а сроки — меньше.

Описать процесс согласования можно графически (на схеме), словами (регламент), в табличной форме (матрица), для всех типов документов один или для каждого свой. Главное — начать, так как дополнить описание можно будет в любой момент.

Подробнее, как составить технического задание на автоматизацию смотрите вебинар.

Регламент согласования позволяет сделать процесс согласования понятным для всех участников. Сотрудники будут понимать, кому нести документ, а руководство – с кого спрашивать и в каком объеме.

Регламентирующий документ помогает юристам избегать снижения премий из-за того, что по мнению руководства юристы долго согласовывают документы.

ПРИМЕР

Начальнику отдела договорной работы хотели снизить премию до 4% от оклада вместо 60 за то, что она слишком долго согласовывала документ (Решение Сыктывкарского горсуда от 08.02.2022 № 2-1070/2022).

В начале месяца в отдел поступила заявка на подготовку договора. Однако юрисконсульт трижды возвращал заявку на доработку и каждый раз с разными и незначительными замечаниями. Например, просили уточнить в одном пункте договора место работ, но, когда получили ответ, вернули заявку: «почему в другом пункте место работ осталось прежним». В результате документ согласовывали более месяца, и работодатель посчитал: разумно было дать все правки сразу, а не срывать сроки.

За такое длительное согласование работодатель снизил премию начальнику отдела.

Автоматизация процессов вовсе выводит согласование на новый уровень. Если в ручном режиме сотрудники могут нарушать установленные процедуры по своему усмотрению, то в автоматизированном это практически невозможно.

Оставить заявку на автоматизацию бизнес-процессов
Оставить заявку на автоматизацию бизнес-процессов
Автоматизация — страховка, гарантирующая, что регламентированные процедуры и сроки согласования будут соблюдаться.

#Ускорить
За счет автоматического распределения задач, срабатывания заранее настроенных сценариев документ быстро поступает в работу, и также, без затруднений, попадает к автору уже согласованными или с комментариями.

В автоматизированном рабочем пространстве исключаются личные контакты, поиски «свободного» юриста или юриста «по профилю», который возьмет документ в работу. Не нужны служебные записки, направляемые через руководителей из отдела в отдел, исключаются другие факторы, на которые в ручном процессе приходится тратить время.

Срок исполнения будет контролировать информационная система. Участники получат уведомления на почту также по настроенным сценариям, например, о готовности согласования.
#Оптимизировать
Во время описания бизнес-процесса согласования документов наглядно видно, какие этапы являются излишними, какие требуют пересмотра. Схематичное изображение процесса согласования позволяет увидеть, каким мы хотим видеть процесс и что для этой цели нужно изменить.
Внедрение автоматизированной системы и здесь поддержит начинание. Например, в рамках подготовки внедрения системы XSUD с заказчиком всегда работает бизнес-аналитик, и шаги по оптимизации неизбежны. В работе с аналитиком стороны выясняют, к примеру, что нужно добавить автопостановку задачи руководителю юридического отдела согласовать исковое заявление, если сумма требований свыше 1 млн. руб. Сценарии в каждой компании свои, а результат одинаковый — оптимизация процессов.
#Сделать стабильным, предсказуемым
За счет автоматизации уходят ситуации из «обычной» жизни, когда бизнес-заказчик согласования документа или действия вынужден искать «нужного» юриста, ждать, передавать документ в работу только через руководителя юридического отдела и так далее. Когда процесс описан и тем более автоматизирован — он предсказуем. При этом процесс остается гибким, и при необходимости алгоритм согласования можно продолжать улучшать.
    ПРИМЕР

    Менеджер по прошлому опыту «личного звонка» рассчитывал получить согласование юристов по договору за 2 дня, сообщил об этом клиенту. Когда стал передавать договор на согласование, выяснилось, что юрист, с которым он обычно работает, в отпуске, а руководитель юридического отдела в больнице. Два рабочих дня ушло только на то, чтобы определить, кто в юротделе посмотрит договор, еще два — посмотреть, и еще три — дождаться одобрения от руководителя отдела.

    В результате клиент ждал больше недели, и сделка была близка к отмене.

    Если бы процесс был регламентирован и автоматизирован, договор мог быть согласован в установленные сроки.
    Автоматизация процесса дает предсказуемость даже на случай, когда ответственного нет на рабочем месте из-за отпуска или больничного. Например, в системе XSUD служба сопровождения по просьбе клиента меняет ответственного по типу задач или другом признаку на заданный период времени. Это гарантирует, что документ не будет без рассмотрения «лежать» на почте сотрудника, который ушел в отпуск.
      #Сделать прозрачным
      Прозрачный процесс согласования полезен всем участникам: автор документа без дополнительных звонков «видит», что его задачу юристы взяли в работу, нет ли вопросов, а исполнитель «видит», например, приоритет, может оценить, хватает ли информации.

      Кроме того, руководитель юридической функции или бизнес-заказчик владеют информацией по отдельно взятой задаче, по объему задач в работе в текущий момент, при необходимости, по типам задач. Прозрачность и здесь снимает ряд вопросов и необходимость искать исполнителя по отдельно взятой задаче — информация доступна онлайн.
        #Снизить процент брака
        Автопостановка задач, предзаполненные шаблоны и настроенная система контроля срока исполнения — это три основных инструмента, направленных на снижение брака в документах и в процессе их согласования.

        Браком в согласовании можно считать возврат документа без согласования или нарушения отведенного на это срока. Типовой документ, заполненный автоматически, с большей вероятностью будет согласован с первого раза и в срок. При наработанной практике, к примеру, может менять и сам процесс согласования: юрист поступает не договор на согласование, а запрос предоставить типовой договор для определенного случая.

        Чтобы автоматизировать формирование и заполнение технических документов, оставьте заявку на презентацию системы учета дел XSUD.
            Оставить заявку на презентацию системы учета дел
            Оставить заявку на презентацию системы учета дел

            Начните работу в XSUD
            уже сегодня