Взаимодействие можно считать оперативным, если юристы получают информацию о необходимости направить претензию в считанные часы. Если на это уходят дни, то процесс явно можно оптимизировать, если недели — взаимодействие нужно буквально создать с нуля.

Чаще всего претензии направляют, если контрагент не произвел оплату по договору, контракту или не исполнил свои обязательства. О нарушении обязательств контрагентом первыми узнают, как правило, бухгалтеры. Точнее, информационная система для бухгалтеров, например, 1С.

Чтобы претензионная работа была эффективной, нужен алгоритм: какой отдел, в какой срок и в какой форме направляет юристу информацию о том, что контрагент не исполняет обязательства и требуется рассмотрение со стороны юриста.

Юрист вовремя направит претензию, если получает информацию через один канал связи. Тогда можно быть уверенным, что юрист видел запрос на подготовку претензии, взял его в работу.

Кроме запроса на подготовку претензии, юристу нужны документы-основания: договор, информация об оплате, накладные или другие документы. Когда в компании есть удобный механизм получения необходимых юристу документов, время на подготовку правовой позиции и претензии сокращается.

Удобно и эффективно, когда у юристов есть типовые претензии для разных случаев. Это одна из важных составляющих организации работы с исходящими претензиями: экономит время, обеспечивает взаимозаменяемость сотрудников и упрощает процесс согласования.

Даже типовую претензию нужно заполнить данными договора и контрагента. Ошибки в реквизитах контрагента или договора, сумме задолженности могут привести к невозможности взыскать задолженности. На рынке legaltech есть инструменты, с помощью которых можно сократить время на подготовку претензии и исключить технические ошибки при их заполнении.

Кроме того, ручное заполнение претензий увеличивает стоимость их подготовки, так как высокооплачиваемые специалисты вынуждены заниматься почти технической работой. В ряде случаев становится экономически нецелесообразно направлять претензии по небольшим задолженностям.

Предпочтительный способ заполнения претензий реквизитами и другими данными — делать это в автоматизированном режиме. Машина не устает от рутинной работы и не выгорает.

Есть практика удешевления претензионной работы за счет привлечения менее квалифицированных сотрудников, например, помощников или стажеров. Однако расчеты показывают, что автоматизация процессов выгоднее с экономической точки зрения, чем частичная передача претензионной работы стажерам и помощникам.

Претензия – не уникальный продукт, и претензионную работу целесообразно автоматизировать. Это самый простой способ организовать работу с исходящими претензиями.

Автоматизация претензионной работы позволяет:

• вовремя получать информацию от коллег о неисполнении обязательств контрагентом;

• иметь доступ к необходимым для подготовки претензии документам;

• не составлять индивидуальные претензии по каждому спору;

• избежать технических ошибок при составлении текста претензии;

• измерять объем и качество претензионной работы для премирования;

• иметь статистику исходящих претензий и выявлять контрагентов, которые платят только после направления рекламации;

• без дополнительных усилий формировать отчет по претензионной работе в разрезе филиалов, подразделения, контрагента или юриста.