Автоматизация работы юристов:

Анастастия Звонарева, директор Актион LegalTech, ответила на 5 вопросов про автоматизацию работы юристов.

Вопрос #1. Автоматизация работы юристов — звучит довольно широко, что понимается под этим, какие функции или IT-инструменты?

Действительно, функций и инструментов много, всё это называют термином legaltech. Legaltech буквально — технологии в юридической деятельности.

Дело в том, что в работе юристов много рутинных операций: составить и заполнить типовые документы, найти информацию по текущим судебным делам, подобрать судебную практику, собрать справку по контрагенту, отследить сроки, подготовить отчет. Это то, что отнимает много времени каждый день.

Рынок legaltech обеспечивает автоматизацию именно рутинных операций, и сокращает время на их выполнение в разы. Конечно, есть и более сложные IT-инструменты, но в этой статье расскажу подробнее и выделю, какие задачи юристам пора решать с помощью автоматизации.

В одних компаниях юристы решают все поступающие задачи, в других — каждый отдел решает свой круг задач. И в том, и в другом случае нужен учет и контроль. Чаще всего учет ведут в таблицах. Но таблицы не хватит, надо еще вести календарь. Это тоже отнимает время.

В результате, без автоматизации не менее 20% рабочего времени в день юрист тратит на то, чтобы заполнить учетные таблицы, сделать нужные отметки в календаре. Это роскошь.

Автоматизация работы юристов в части учета дел выглядит как комплексное решение. В едином рабочем пространстве можно вести судебно-претензионную работу, получать задачи от руководителя и коллег из смежных подразделений, контролировать сроки, получать уведомления и напоминания и делать многое другое.

Например, в XSUD автоматизирована работа со всеми видами дел юриста. Соответственно, не нужно отдельно вести учет дел.

Подбор судебной практики.

Тоже довольно популярный инструмент для автоматизации работы юристов. Искать схожую судебную практику приходится часто, и раньше на это требовалось много времени или ставка помощника юриста в штатном расписании.

Сейчас для подбора судебной практики используют специальные сервисы. Как правило, это поисковая строка, набор фильтров или чат-бот.

Автоматизация работы в части подбора судебной практики также в основном решает проблему траты времени.

Работа с типовыми документами.

Если есть возможность использовать однажды составленный документ много раз, эту возможность обязательно нужно использовать. Ведь хлебозавод не придумывает рецепт нарезного батона каждый день? То же самое и с типовыми документами.

Один раз, например, разработали и опробовали в работе шаблон документа, и в случае успешного использования распространили на все филиалы. Это удобно.

Ну и дело техники в рамках автоматизации работы юристов — подставить нужные сведения в шапку шаблона, заполнить реквизиты и так далее.

Для работы с типовыми документами используют конструкторы документов. Это может быть отдельное IT-решение или часть функционала в системе учета дел.
Например, как в системе XSUD. Все шаблоны документов заполняются данными из карточек судебных дел, а карточки заполняются данными с сайтов судов (КАД Арбитр, ГАС Правосудие, mos-sud, mos-gorsud).

Отслеживание изменений в НПА.

Пожалуй, НПА в электронном виде уже используют все. Получить нормативный документ сразу, как только он опубликован, сравнить было/стало, прочитать разъяснения экспертов о применении документ — все это стало привычной автоматизацией работы юриста.

Для автоматизации работы юристов есть и более сложные решения, но пока они не столь популярны. Системы для комплаенса, автоматизации на основе ИИ — все это уже есть, просто пока не для массового спроса.

Крупные компании, и коммерческие, и государственные, уже решают задачи автоматизации на следующем уровне — учат разные сервисы и системы дружить между собой, обмениваться данными.

Рисунок 1. IT-инструменты умеют обмениваться данными между собой.

Вопрос #2. Работают юристы годами без автоматизации работы, и хорошо работают. Значит, можно и дальше без нее обходиться?

Да, можно продолжать работать без автоматизации, если не стоит задача снижать издержки, не расширять штат при растущей нагрузке. Если подобные задачи стоят, то автоматизация работы юристов неизбежна. И потом, привычно — не значит хорошо.

Автоматизация это не плохо или хорошо. Скорее так «без автоматизации долго». Учет дел можно вести в таблицах, отчет в общем-то любой сложности можно собрать в том же excel. Но сколько времени это займет?

Автоматизация работы юристов — это не цель, это инструмент. Надо понимать, что компания приобретет вместо рутины. Как правило, приобретают прозрачный учет и отчетность, сокращение временных и трудозатрат на судебно-претензионную работу и работу с документами.

Вопрос #3. Что значит снижение издержек, когда мы говорим об автоматизации работы юристов?

В случае с автоматизацией работы с помощью legaltech инструментов мы говорим об обычном снижении издержек: экономии времени и денег.

Рисунок 3. Пример расчета.

Итак, на примере расчета видно, что автоматизация — это не дополнительные расходы. Без автоматизации работодатель оплачивает часы юриста, которые он тратит на поиски информации. А если работа автоматизирована, то у юриста появляется время работать юристом, повышается мотивация.

Вопрос #4. Назовите минимальные объемы работы, при которых в компании нужно вводить АРМ юриста.

Скорее, в случае с внедрением АРМ юриста нужно говорить о нагрузке на одного юриста, а не количестве дел в компании. Поясню.

В компании могут быть и тысячи дел в год, но и работают по этим делам сотни юристов из разных отделов. Тогда нагрузка на одного юриста будет умеренной, так как функции распределены. При этом собрать документы по делу в одном месте, выстроить единую цепочку от договора и претензии до исполнительного производства — проблематично.

Ну и отчеты, конечно. При таких объемах просто необходима прозрачная система отчетности и возможность сложить цифры в таблицу за считанные минуты.

А может быть и обратная ситуация — около 100 судов в год, но только один юрист в штате. В таком случае, АРМ юриста также поможет упорядочить дела, сформировать цепочки. Кроме того, сотрудники из других отделов могут получить доступ к документам и не тревожить единственного юриста по любому поводу.

Вопрос #5. Назовите функции, по наличию которых можно понять, подходит юристам IT-инструмент или нет.

Покажу на примере системы учета дел юриста, как понять, решит она проблемы юристов или нет.

1. Синхронизация с сайтами судов, другими сайтами с официальной информацией.

Юристу должно быть достаточно данных и документов, которые поступают к нему в автоматическом режиме.

Если в работе юротдела есть дела в судах общей юрисдикции, то важно, чтобы система была синхронизирована с ГАС Правосудие и другими сайтами СОЮ. В таком случае все документы, обновления по делам будут сами приходить к юристу.

2. Гибкая система уведомлений.

Удобно, когда уведомления поступают к юристу в проактивном режиме — не он проверяет, появилась ли информация, а АРМ юриста сообщает, что изменилось по делу.

3. Работа с задачами, поручениями, обращениями коллег.

Чтобы учет дел был полным, автоматизация работы юристов должна коснуться всего объема работы. Это необходимо, чтобы понимать нагрузку: сколько дел в работе, сколько задач от руководителя, как идет работа с обращениями коллеги.

4. Работы с типовыми документами.

Изучите, как АРМ юриста работает с типовыми документами: исковыми заявлениями, претензиями, доверенностями и так далее. Какие сведения в документах заполняются автоматически, заполнение каких документов можно автоматизировать.

5. Аналитика, отчетность.

Убедитесь, что ваше будущее автоматизированное рабочее место даст возможности формировать отчеты по разным параметрам, в том числе по тем формам отчетности, которые приняты в вашей компании.

Прозрачная отчетность на основе автоматизированного учета помогает решать управленческие задачи: установить и отследить выполнение юристами KPI, отследить нагрузку и проч.

Получается, что автоматизация работы юристов должна решить две главные задачи: избавить юристов от рутинных операций, а также в разы снизить любые ошибки технического характера.