Юрий Индейкин, руководитель службы сопровождения системы учета дел юриста XSUD
Проект автоматизации процессов можно считать успешным, если цифровые инструменты востребованы юристами. Для работы с пользователями системы XSUD мы утвердили отдельную политику, и в этой статье расскажу, как обеспечить лояльность сотрудников.
Сопровождение пользователей в системе XSUD: из чего складывается и для чего необходимо
Из чего состоит работа с пользователями
Внедрение новых цифровых инструментов (информационной системы) в части работы с пользователями делится на три части.
Первичное обучение.
Вовлечение.
Постоянное сопровождение (обучение по необходимости, донастройка системы под требования заказчика).
Важно обеспечить комплексную работу: работать и с юристами, и с самой информационной системой.
Обучение: фундамент успешного внедрения
Обучение пользователей — это фундамент успешного внедрения новой информационной системы. Если юристы не понимают, как новая система поможет решать ежедневные задачи, то в лучшем случае продолжают работать так, как привыкли, а в худшем — активно саботируют работу с новыми инструментами.
Чтобы попробовать систему учета дел юриста XSUD, оставьте заявку на встречу с персональным менеджером
Чтобы попробовать систему учета дел юриста XSUD, оставьте заявку на встречу с персональным менеджером
Освоение функционала: обучение помогает юристам понять, как эффективно использовать функциональные возможности.
Снижение ошибок: юридическая работа требует точности. Обучение минимизирует риски некорректного использования системы.
Повышение уверенности: когда юристы чувствуют себя уверенно в работе с новым инструментом, они быстрее адаптируются и начинают использовать систему в полной мере.
Экономия времени: грамотное обучение сокращает период адаптации и ускоряет переход к полноценной работе.
Как организовать обучение? Эффективное обучение складывается за счет сочетания разных форматов:
работа в группах;
индивидуальные встречи;
готовые инструкции, видеоуроки и мануалы, которые доступны в любое время;
демонстрационные сессии с разбором ключевых функций;
система наставничества, где опытные пользователи помогают новичкам.
Я провожу обучение онлайн, в удобное для пользователей время. Хороший результат во время обучения дают индивидуальные программы для юристов и их руководителей. Руководителю в информационной системе важны одни функции (например, отчеты), а его подчиненным — другие (например, разметка шаблонов под автозаполнение или настройка уведомлений).
“
Актион Legaltech смотрит на обучение юристов шире, и каждый месяц мы проводим бесплатные вебинары, воркшопы по темам операционной эффективности в юридической функции, цифровым инструментам. Записаться можно по ссылке
Вовлечение: как преодолеть сопротивление изменениям
Любые нововведения встречают сопротивление — это правило касается не только внедрения цифровых инструментов. Надежный способ вовлекать пользователей — показывать и доказывать, что цифровое решение действительно полезно. Административный ресурс тоже имеет значение, но его недостаточно для долгосрочной успешной работы.
Какие задачи решаются за счет вовлечения
Снижение сопротивления: когда юристы знают, что их мнение учитывается, они с большей готовностью принимают изменения. Иногда достаточно незначительных изменений, например, в интерфейсе системы, чтобы наглядно показать пользователям важность их мнения.
Настройка под процессы заказчика: вовлечение позволяет выявить реальные потребности пользователей, что помогает адаптировать систему под их задачи.
Повышение мотивации: юристы чувствуют себя частью изменений, а не просто исполнителями. Систему автоматизации воспринимают как инструмент, упрощающий рутинные задачи, а не как ненужный сервис, рекомендованный «сверху».
Обратная связь: раннее вовлечение пользователей позволяет наладить ценную обратную связь, сотрудники будут знать, что система гибкая и есть специалист, к которому можно обратиться с вопросами.
Как вовлечь пользователей
На этапе внедрения системы автоматизации команда XSUD используют следующие методы вовлечения:
организация пилотного тестирования системы с привлечением всех пользователей;
помощь в перемещении привычных задач в пространство XSUD;
сбор обратной связи на всех этапах внедрения;
объяснение преимуществ системы и того, как она упростит работу;
проведение рабочих групп с участием ключевых сотрудников.
Вовлекать пользователей важно еще на этапе подбора инструментов автоматизации — это убедит юристов в том, что проект реализуется не «для галочки».
“
Внутри нашей команды есть специальные встречи для разбора вопросов пользователей. На таких встречах мы обсуждаем пожелания, что пользователи хотели бы улучшить при работе с нашим продуктом, и стараемся реализовать это в рамках стандартных настроек либо доработок
Анастасия Звонарева, директор Актион LegalTech
Сопровождение: поддержка после внедрения
Когда цифровой продукт уже внедрен, работа с пользователями переходит на этап «сопровождение». В рамках сопровождения, пользователей нужно обучать, вовлекать, адаптировать информационную систему, чтобы она соответствовала ожиданиям, решала рабочие задачи.
Если говорить про юристов, то в процессе работы могут менять рабочие сценарии, схемы согласования, шаблоны документов и так далее. Целесообразно поручить донастройку менеджеру сопровождения, чтобы не тратить рабочее время юриста на эту техническую работу.
Читайте кейс коллег, как в процессе пользования системой менеджер сопровождения помог выполнить донастройку.
Важным аспектом сопровождения выступает обучение новых сотрудников. Менеджер сопровождения берет на себя полное погружение нового пользователя в систему. Руководителю отдала, коллегам не придется об этом беспокоиться.
Кроме того, в системе регулярно появляются обновления, и в рамках сопровождения менеджер проведет встречу и познакомит юристов с новым функционалом.
Постоянное сопровождение — это гарантия того, что юристы смогут оперативно получать помощь и ответы на вопросы.
Почему сопровождение критично?
Оперативное решение проблем: сопровождение позволяет быстро устранять возникающие вопросы, что минимизирует простои и недовольство сотрудников.
Адаптация к изменениям: периодически в системе автоматизации появляются новые функции и доработки. Сопровождение обучает новому функционалу юристов.
Поддержание эффективности: регулярная поддержка способствует тому, что система соответствует ожиданиям.
Доверие пользователей: когда юристы знают, что им помогут, они охотнее используют систему.
В XSUD каждого клиента сопровождает персональный менеджер, который консультирует, проводит дополнительные обучения и помогает адаптировать систему под меняющиеся процессы.
Оставьте заявку на презентацию системы учета дел юриста, и команда XSUD поможет подобрать инструменты автоматизации.
Обучение, вовлечение и сопровождение пользователей — это инвестиции, которые окупаются в виде повышения операционной эффективности, снижения сопротивления изменениям и достижения бизнес-целей.
Я начал статью со слов о том, что проект автоматизации процессов можно считать успешным, если цифровые инструменты востребованы сотрудниками. Теперь дополню ее: если юристы получили вспомогательный сервис с качественной поддержкой, а руководитель увидел реальный рост операционной эффективности. От рутины избавились, скорость выполнения операций повысили, доступ к сведениям упростили и скорость процессов увеличили.
И отмечу, что без непрерывной работы с пользователями, даже самая передовая информационная система рискует остаться невостребованной или будет использоваться не в полной мере.