Переход от учета к аналитике. Юристы видят в автоматизации процессов новые возможности

Мы государственное предприятие, соответственно, участвуем в общей отчетности, заполняем предусмотренные властями формы. Одна из наиболее объемных форм отчета — квартальная. Это большой отчет для учредителя, одинаковый по всем предприятиям. Форма отчета стандартизирована, данные юристов — один из его разделов. Наш отчет о проделанной всеми юристами работе входит в общий отчет о работе всех юридических служб транспортного блока Санкт-Петербурга.

Квартальный отчет юристов о проделанной работе показывает объем работы и качество ее выполнения. На основании отчета власти делают выводы о том, насколько эффективно предприятия защищают свои интересы и интересы бюджета, как меняется динамика взыскания по разным направлениям споров или видам деятельности.

Например, в крупном бизнесе такой отчет мог быть основой для выделения дополнительных ресурсов со стороны юристов на каком-то из направлений деятельности, о перераспределении штатных единиц по филиалам, о необходимости снижения издержек на сопровождение бизнес-заказчиков и так далее.

В квартальном отчете моего отдела более 20 показателей, например, такие, как:

✓ количество направленных контрагентам претензий за отчетный период;
✓ сумма поданных исковых заявлений с распределением по видам убытков
✓ общие суммы неустоек, полученных различными способами на этапе досудебного урегулирования.

Фактически, квартальный отчет формирует ключевое представление о финансовой эффективности работы юристов — любому бизнес-заказчику, в том числе в госсекторе, важно знать, сколько приносит или экономит юридическая служба.

Формирование квартального отчета каждый раз требовало «выдергивания» одного сотрудника из рабочего процесса как минимум на неделю, а то и две-три. И это при том, что каждый юрист на постоянной основе ведет учет дел в работе, заполняет таблицы. Тогда почему такие трудности, затянутые сроки заполнения квартального отчета?

В начале сроки связывали с тем, что отчет большой — соответственно, требует много времени, «так исторически сложилось». Но я всё же решил разобраться в проблеме и найти способ сроки сократить. Назову главную причину затянутых сроков в подготовке отчета, с которой пришлось столкнуться: каждый юрист ведет свою таблицу, в которую вносит сведения только по своим делам. Успех, если юристу достаточно заполнить только одну таблицу. Такие таблицы ведут по своему усмотрению — кому как удобно. В качестве последствий, мы регулярно сталкиваемся с пятью видами проблем.

1. Отчет действительно большой и изменить/упростить его нельзя.
   
   
2. Из-за разного форматирования и порядка заполнения невозможно просто совместить таблицы для сводного отчета (например, отличаются названия и количество столбцов, разнятся наименования одних и тех же контрагентов). Кто-то пишет месяц числом, а кто-то указывает название месяца.
   
   
3. В «ручных» отчетах неизбежны ошибки и нестыковки. Чтобы их исправить, ответственный за общий отчет сотрудник вынужден уточнять данные у коллег. Но это не всегда возможно, так как люди ходят в отпуск, болеют, ездят в командировки. На уточнении информации могут уходить не минуты — дни.
   
   
4. Выделенный на подготовку отчета специалист практически выпадет из основных процессов, что становится проблемой в период отпусков и ОРВИ, т.е. практически всегда. Штатная численность не позволяет без особого напряжения для всего отдела выделять специалистов на работы, не связанные с основными обязанности.
   
   
5. Всегда остается риск, связанный с «человеческим фактором». Специалист, который сводит данные, может допустить ошибку, которая порой может быть фатальной для всего отчета.
   
   

Когда я сформулировал проблемы, стало понятно, что изменить что-либо своими силами не получится: придумать другой отчет нельзя, отказаться от отчета тоже нельзя. Значит, нужно искать способы упростить сбор информации для квартального отчета.

Я предложил несколько способов упростить сбор информации, сократить время на эти операции.

1. Стандартизация, унификация.

Когда стало понятно, что таблицы учета все ведут по-своему, первое, что мы сделали — ввели стандартные формы таблиц, пересмотрели процесс заполнения данных, которые попадают в отчет.

Одинаковое количество колонок, одинаковые колонки в таблицах позволили ответственному за отчет сотруднику быстрее забирать нужные сведения, не задавать уточняющие вопросы или хотя бы снизить количество таких вопросов.

За счет такой унификации ниже вероятность технической ошибки и вес такой ошибки (в поле с цифрами не получится написать текст, не получится пропустить букву, так как в ячейке нужно выбирать значение, а не писать и т.д.).

Таким ответственным за квартал мог стать любой сотрудник, поэтому таблицы старались вести аккуратно.

2. Двухступенчатый учет.

Стали вести параллельно несколько таблиц учета. На примере претензионной работы, сотрудники вели каждый свои таблицу учета, и общую таблицу с претензиями. Каждый юрист был обязан вносить отработанные претензии в общую таблицу. Тогда для квартального отчета учредителю необходимую информацию по претензиям собирали уже не из личных отчетов, а из общего отчета.

За счет таких нововведений стало быстрее и проще составлять квартальный отчет учредителю, однако дополнительная нагрузка легла на каждого специалиста в ежедневном режиме. Сократить кратно время на работу с отчетами не вышло, проблему с техническими ошибками и несвоевременной работой с отчетами, например, из-за болезни, решить не удалось.

3. Единое место хранения и обработки данных.

Много времени уходило на то, чтобы собрать необходимые данные из всех источников. Чтобы упорядочить и сэкономить время, задумались о создании единого хранилища, в котором и будет вестись вся отчетность. В нашем случаем таким хранилищем на первом этапе стали сетевые папки.

В процессе этой работы мы поняли, что стандартного пакета MS Office недостаточно для существенных изменений. Так мы уже всерьез подошли к внедрению инструментов автоматизации в процессы юридического отдела, то задумались, что можем упростить и в отчетности за счет IT. Начали первые наработки технического задания.

Когда было готово техническое задание на автоматизацию бизнес-процессов в юридическом отделе, я провел дополнительные встречи с вендором, чтобы обсудить автоматизацию отчетности, в частности, квартального отчета. Ведь если учет и ведение дел автоматизированы, то и отчет можно получать автоматически.

Коллеги запросили форму отчета и порядок его заполнения (что с чем складывать, откуда вычитать и проч.). После консультаций, команда вендора предложила решение.

1. Осуществить импорт исторических данных в систему XSUD — это поможет нам не собирать по таблицам данные для ближайшего квартального отчет и прекратить тратить рабочее время на ведение личных и общих таблиц учета.
   
   
2. Сформулировать отдельное ТЗ на автоматизацию отчета, чтобы следующий квартальный отчет полноценно собирался в XSUD, ответственному оставалось только выгрузить его в нужное время.
   
   
3. На основе квартального отчета учредителю настроить аналитическую панель.
   
   

В 2023 году мы уже автоматизировали выгрузку квартального отчета для Комитета по транспорту, и в 2024 хотим продолжить работу в этом направлении — автоматизировать получение большего количества метрик, а также настроить аналитическую панель.

В планах на ближайшее будущее — ввести бОльшее количество метрик о работе юридического отдела и настроить аналитическую панель (дашборд). Зачем это нужно?

Привычный отчет в таблице скорее свод информации за прошедший период, в то время как ежедневно актуальный дашборд — возможность принимать решения здесь и сейчас, корректировать ситуацию.

В процессе работы над квартальным отчетом аналитики из команды XSUD предложили метрики, которые целесообразно добавить в отчетность юридического отдела и держать на контроле.

С помощью аналитической панели, мы планируем:

► оптимизировать распределение ресурсов;

► видеть проблему еще до момента ее появления,

► выявлять лучшие практики.

Ну и конечно нам, как и нашему руководству, важно видеть реальный результат нашей работы в графиках и диаграммах, а не только радоваться победам в судах.