Исковая работа будет своевременной и более эффективной, если сотрудники из других отделов знают, в каком случае и как передать юристам документы для направления иска в суд.

Чаще всего иски направляют, если контрагент не исполнил обязательство и прошел 30-дневный срок, отведенный для ответа на претензию. Когда он закончился, юристы-судебники должны получить документы и информацию.

Если претензионно-исковой работой занимается один отдел, то передача дела проходит проще. Если судебной работой занимается другой отдел или иск инициирован не после претензии, то нужен алгоритм: какой отдел, в какой срок и в какой форме направляет юристу информацию о том, что нужно направить иск.

Пожалуй, процесс запуска исковой работы можно считать регламентированным, если:

• порядок описан;
• сотрудники ознакомлены с порядком;
• механизмы передачи удобны всем сторонам.

Далее рассмотрим механизмы передачи информации и документов.

Взаимодействие можно считать оперативным, если юристы получают информацию о необходимости направить иск в считанные часы. Если на это уходят дни, то процесс явно можно оптимизировать, если недели — взаимодействие нужно буквально создать с нуля.

Оперативно передавать информацию и документы помогают описание процесса и использование удобных инструментов. При небольшом объеме работы удобным может быть единый почтовый ящик, куда стекаются запросы на исковое производство, но, когда речь о десятках и сотнях исков одновременно — помогут инструменты автоматизации.

Популярным ИТ-решением для принятия запросов от коллег и хранения документов является автоматизированная система учета дел юристов. Система учета представляет собой единое рабочее пространство, в котором фиксируются задачи юристов, устанавливаются дедлайны, а также хранятся документы.

Ведение электронной базы дел с помощью автоматизирвоанной системы помогает в разы сократить время на обмен между сотрудниками документов, выстроить удобный и быстрый поиск любых документов.

Иски – не уникальные документы, их можно и нужно переиспользовать. Для эффективной судебной работы важно, чтобы юристы использовали уже готовые, проверенные иски. Использование типовых исков снижает риск возврата или оставления без движения заявления судом. Кроме того, типовые иски легче составлять юристам и быстрее согласовывать с руководителем или менеджментом компании.

Перейти на типовые иски можно в два этапа. Сначала, например, сгруппировать исковые заявления в зависимости от вида обязательства и материального требования. Затем выявить наиболее частые иски и типизировать их. И эту работу проще и быстрее проводить, если процессы автоматизированы.

Стандартными, типовыми документами, должны быть и приложения к исковому заявлению: доверенность, копия диплома и проч.

Автоматизированное заполнение исковых заявлений высвобождает рабочее время юристов, позволяя использовать его для решения более сложных задач.

На самом высоком уровне зрелости судебной работы успешные судебные прецеденты организованно доводятся до сведения всех юристов компании. «Хорошие» исковые заявления — гордость юристов и компании в целом, важно иметь возможность их выделять и использовать повторно в схожих судебных процессах.

Антон Вашкевич, управляющий партнер юридической технологической компании «Симплоер», эксперт в области автоматизации права и юридических технологий, на вебинаре для системы XSUD выделил эффект от внедрения обмена знаниями в компании:

1. Юристы не изобретают велосипед: не нужно каждый раз с нуля разрабатывать правовое решение.
2. Больше фокуса на стратегических задачах – по вопросам, где не нужна глубокая юридическая экспертиза, бизнес пользуется инструментами самопомощи.
3. Масштабируется уникальная экспертиза – если юрист с уникальной экспертизой уходит в отпуск, болеет или увольняется, компания продолжает пользоваться его экспертизой.

С помощью различных расчетчиков юристы могут не тратить время на рутину, а бизнес-заказчик — не платить юристам за выполнение задачек школьного уровня.

Неустойка, проценты за неисполнение обязательства по ст. 395 ГК, сумма задолженности на день отправления иска в суд, размер государственной пошлины и другие расчеты должны производиться автоматически.

Автоматизация этой работы снижает риск технических ошибок, значит — риск возврата искового заявления судом или отказа в заявленных требованиях.

Процессы в рамках претензионно-исковой работы целесообразно автоматизировать. Цифровые инструменты возвращают юристов к творческой работе: уводят от ведения учета в таблицах в сторону проработки правовой позиции и подготовки яркой речи для суда.

Автоматизация процессов в судебной работе позволяет:

• вовремя получать информацию от коллег о необходимости составить исковое заявление;
• иметь доступ к необходимым для подготовки иска документам;
• не составлять индивидуальные иски по каждому спору;
• избежать технических ошибок при составлении текста иска;
• измерять объем и качество исковой работы для премирования;
• иметь статистику исходящих исков и выявлять контрагентов, которые платят только после направления рекламации;
• без дополнительных усилий формировать отчет по судебно-исковой работе в разрезе филиалов, подразделения, контрагента или юриста.