Как провести переговоры
с поставщиком ПО: схема для юристов
Чек-лист для руководителей юридических департаментов, которые выбирают систему автоматизации для своего отдела.
Опытный юрист никогда не входит в зал суда «послушать, что скажут». Он готовит позицию, формулирует вопросы к свидетелям — и поэтому выигрывает.
Представьте, что переговоры с вендором — это ваше заседание. Ваша задача — подготовить линию, задать правильные вопросы и увидеть, где показания расходятся с реальностью.
Главный страх любого руководителя, который уже пробовал цифровизацию: потратить деньги, потратить время команды — и в итоге получить красивый интерфейс вместо удобного реестра в Excel. Это случается, когда система не снимает ручной труд, а только перекрашивает его.
- «Покажите, как на реальных карточках, как в вашей системе можно связать претензию, иск, апелляцию и ИП в единую историю?»
- «Что у вас подтягивается автоматически с сайта ГАС Правосудие?»
- «А если нам нужны дополнительные данные в карточке, как/куда их вносить?»
- «В процессе работы могут понадобиться новые настройки, сколько будет стоить их выполнить, какие тарифы?»
- «Когда юрист создает исковое заявление — сколько раз ему нужно скопировать данные из одного места в другое?»
одна система,
даже при
распределенной
команде
Чтобы автоматизация не закончилась словами «нам продали, дали доступ, и оставили со всем этим разбираться», нужно заранее узнать:
- кто обеспечит настройку;
- как обучить команду;
- какие задачи будут на стороне пользователей (описать процессы? утвердить регламенты?).
Задайте на демо правильные вопросы, чтобы не откатиться к Excel через пару месяцев.
- «Как будет проходить внедрение, расскажите по шагам»
- «Можно ли познакомиться с этим человеком уже сейчас?»
- «Вы помогаете настраивать систему под процессы на запуске проекта?»
- «В процессе эксплуатации мы можем приходить с вопросами? Консультации/донастройки платные?»
- «Как организовано обучение? Что происходит, когда к нам приходит новый сотрудник через год после внедрения — это входит в сопровождение или оплачивается отдельно?»
мониторинг
сроков
Даже хорошая система проваливается, если команда ее саботирует. «Нам не объяснили», «там неудобно», «проще в Excel» — это не просто отговорки, это сигнал, что вендор не думал о пользователях, а только о продаже лицензий.
- «Есть ли у вас демо-стенд, на котором наши юристы смогут попробовать систему до принятия решения?»
- «Бывало ли у ваших клиентов сопротивление команды при внедрении? Как вы с этим работали?»
- «Насколько можно настроить интерфейс под наш текущий регламент — поля, виды карточек? Или процессы нужно подгонять под систему?»
- «Если через полгода мы захотим изменить логику одного из этапов — сможем сделать это сами или нужны разработчики?»
на 7 юристов
и XSUD —
без срывов
Это блок, который нередко убивает проект уже после того, как вы договорились с вендором: ИТ или ИБ разворачивают решение на этапе согласования по своим соображениям. Учтите их требования и задайте все вопросы на этапе переговоров, оптимально — проведите встречу представителей поставщика и ИТ/ИБ с вашей стороны.
- «Какие варианты размещения вы поддерживаете: облако, on-premises, закрытый контур? Есть ли действующие клиенты с каждым из форматов?»
- «Как устроена ролевая модель: что увидит рядовой юрист, руководитель, внешний консультант? Как настраиваются ограничения?»
- «Есть ли у вас логирование действий — кто, что и когда изменил? Как вернуть предыдущее состояние карточки?»
- «Вы включены в реестр отечественного ПО?»
и on-premises
на Astra Linux
Самый неудобный блок вопросов — о дальнейшей судьбе проекта при уходе от поставщика. Часто его никто не задает на переговорах. Но позже оказывается, что данные «так просто не выгрузишь», экспорт платный или возможен только в неудобном формате, а стоимость владения при росте команды выросла вдвое. Задайте эти вопросы сейчас, пока у вас еще есть выбор.
- «Если через три года мы решим перейти на другое решение — как мы заберем свои данные? В каком формате вы их отдаете? Есть ли ограничения по объему или дополнительная стоимость?»
- «Как меняется стоимость, если наш юрдеп вырастет с 10 до 30 человек, или если мы подключим филиалы?»
- «Если мне нужен нестандартный отчет или выгрузка — кто и на каких условиях мне поможет?»
- «Как часто меняются тарифы? Были ли за последние три года существенные изменения стоимости для действующих клиентов?»
После переговоров у вас будет картина по реальным ответам.
- показывает живые кейсы, а не только логотипы клиентов
- называет конкретного человека, который будет вести ваш проект
- спокойно отвечает на вопрос про выход и экспорт данных
- не уводит разговор от неудобных вопросов
- курирует вашу компанию по настройке весь срок эксплуатации, а не только на запуске
- уходит в абстракции при просьбе показать конкретный сценарий
- не может сказать, что именно остается ручным трудом
- обещает «настроите сами, это просто»
- на вопрос про уход из системы говорит «зачем вам об этом думать?»
Разница между ними — это разница между проектом, который заработает, и деньгами, потраченными на еще один реестр.
Проверьте XSUD на своих вопросах
Хотите проверить, как XSUD ответит на эти вопросы? Запросите демо — покажем живые сценарии, назовем менеджера вашего проекта и ответим на все, включая вопрос про выход из системы.
