Что включить в ТЗ на автоматизацию процессов в 2025 году: гайд для юристов судебно-претензионного отдела

Запланируйте возможности информационной системы, связанные со структурированным хранением и данных, и готовых документов. Это важно, чтобы ускорить процессы взаимодействия, обеспечить бесшовную передачу дел и задач.

В техническом задании укажите, что автоматизированная система в части получения и хранения информации:

• может автоматически получать документы (получать из источников с регулярностью, определенной техническим заданием);
• может распределять документы по заданной логике;
• имеет интерфейс и механизм для поиска документа.

Чтобы автоматизировать бизнесс-процессы в юридическом отделе, оставьте заявку на презентацию системы XSUD.

Чтобы не заполнять 10 и более колонок в таблице для учета дел или претензий, договоров, запишите эти функции в техническое задание на автоматизацию процессов. Ведение реестра в автоматизированном режиме увеличивает скорость обработки информации, исключает технические ошибки.

В ТЗ, в зависимости от того, с чем работают юристы, можно указать, что информационная система должна:

• интегрироваться с системами судов, автоматически обновлять сведения, документы, заседания (если речь про реестр учета судебных дел);
• интегрироваться со справочником договоров в 1С (если речь про реестр договоров);
• иметь отображение перечня договоров, претензий, дел, обращений и проч. в табличном виде (что именно отображать, зависит от специфики деятельности юристов
• давать возможность менять отображение колонок в реестре;
• давать возможность фильтровать данные.

Хорошо организованный реестр полностью заменяет несколько таблиц, которые обычно ведут вручную. Нужна ли доскональная точность в описании колонок картотеки? Нет, если вы видели демонстрацию информационной системы, знаете, как выглядит картотека. Если автоматизированная система создается в точности по вашему техническому заданию, то точность потребуется.

Предусмотрите в ТЗ отправку уведомлений пользователям и возможность настраивать, менять сценарии отправки. Система уведомлений и напоминаний должна быть гибкой — это и нужно сформулировать в ТЗ.

Система автоматизации в части напоминаний может:

• направлять уведомления по нескольким каналам связи: email, пуш в интерфейсе системы;
• считать сроки по встроенным алгоритмам;
• давать возможность создавать правила отправки уведомлений в зависимости от должности пользователя, типа уведомления и проч.

Как правило, система напоминаний работает со сроками, значит, имеет автоматизированный календарь. Это привычный формат работы: видеть события в календаре и получаться напоминания.

Автоматически заполнить данными шаблон документа — значит высвободить рабочее время юриста. Для компании это значит ускорить процессы, а для юриста — избавиться от скучной рутины. Чтобы автоматизированная система «умела» создавать документы по шаблонам, в техническом задании предусмотрите, что система позволяет:

• хранить библиотеку шаблонов;
• заполнять шаблоны сведениями из системы;
• выгружать готовые документы в редактируемом виде;
• структурированно хранить готовые документы;
• разграничивать доступ к готовым документам.

Если создавать документы — основная задача информационной системы, то ее возможности должны быть шире, и это нужно отразить в техническом задании. Заточенная под работу с документами информационная система должна давать возможность:

• показывать правки, которые внесены в документ;
• разным пользователям работать с документом одновременно;
• работать с документом в интерфейсе системы;
• управлять версиями документа;
• согласовывать готовый документ;
• настроить доступ к документам согласно ролевой модели.

Чтобы внедрить в работу шаблоны документов, оставьте заявку на презентацию системы учета дел юристы XSUD.

Доступ к сведениям и документам в соответствии с занимаемой должностью обеспечивает централизованный контроль, и информационная система должна уметь с этим работать.

В зависимости от внутренних требований компании, «скрывать» от категорий пользователей можно отдельные документы или целые разделы информационной системы. Простой пример — запретить пользователям с ролью «юрист» удалять карточки дел из информационной системы, предоставить такое право только пользователю с ролью «руководитель управления».

Чтобы убедиться в том, что система сможет соответствовать, в техническом задании укажите, что информационная система должна:

• иметь детализированный перечень полномочий;
• предусматривать несколько ролей с разными функциональными возможностями, правами;
• предусматривать гибкую настройку, создание новых ролей с перечнем полномочий;
• предусматривать логирование (журнал учета операций пользователей).

За счет внедрения инструментов автоматизации в крупных компаниях сокращают сроки обработки документов и избавляют квалифицированных специалистов от повторения типовых действий. Включите такие технические возможности в ТЗ на информационную систему.

Например, в зависимости от вида договора и суммы в нем договор будет отправляться на рассмотрение к разным юристам. Затем последовательно уходить на проверку к финансовому специалисту и только после этого — руководителю для визирования. Такой подход исключает задержки и потерю документов, а также обеспечивает прозрачность workflow.

 Система автоматизации может предусматривать:

• настройку условий, по которым задачи распределяются на сотрудников;
• настройку цепочек действий по типам задач;
• возможности для динамической маршрутизации, когда сценарий адаптируется под ситуацию.

Современной информационной системе целесообразно передать формирование отчетности, аналитику. Подготовка отчетов — ресурсоемкий процесс, но сами отчеты имеют важную роль при стратегическом планировании и анализе бизнес-показателей. За счет автоматизации можно иметь широкую линейку отчетности, при этом кратно снизить издержки на ее подготовку.

Включите в техническое задание пункты о том, что автоматизированная система:

• может генерировать отчеты на основе данных, которые содержатся в системе;
• позволяет создавать доски аналитиками с числами, графиками (аналитические дашборды);
• позволяет экспортировать отчеты в Excel или в формате PDF.

Система учета дел юриста XSUD дает возможность строить наглядные дашборды по любым параметрам. Оставьте заявку на персональную презентацию системы.

Предусмотрите в техническом задании возможность информационной системы обмениваться данными и документами с другими системами, внешними источниками (сайтами) посредством открытого API. Такое взаимодействие систем называют интеграцией.

За счет интеграций не юрист ищет данные, а данные приходят к юристу. Юрист находится в центре взаимодействия информационных систем.

Укажите в техническом задании на возможность информационной системы обмениваться данными посредством открытого API. Объем и характер интеграции, как правило, определяются отдельным техническим заданием.

Например, юристам может быть полезно получать сведения о контрагентах, данные о платежах по договорам из ERP-системы или наоборот, передать автоматически сведения по заключенными договорам в бухгалтерию. Детали зависят от рода деятельности компании и того, как организованы процессы в компании.

Подробнее про необходимость интеграции с внутренними системами компании читайте статью.