Всего каких-то 5−10 лет назад автоматизация юридической работы считалась трендом будущего, а рынок Legal Tech только зарождался. Сегодня это незаменимый атрибут эффективного функционирования юридического департамента.

Автоматизация юридических процессов способна решить следующие задачи:

1. Сократить время на выполнение рутинных операций.
2. Быстрый доступ к делам и документам. Программы позволяют находить и делиться необходимой информацией за считанные секунды.
3. Календарное планирование заседаний и контроль сроков.
4. Постановка и распределение задач, анализ эффективности KPI, контроль исполнительской дисциплины в юридическом отделе.
5. Автоматический сбор данных и формирование отчетности.

Автоматизация работы юристов должна решать две задачи: собирать и показывать информацию по делам и избавлять от рутины. Современное АРМ юриста состоит из нескольких инструментов, каждый из которых решает свою задачу. Вот, пожалуй, основные из них:

· системы учета дел;
· CRM-системы;
· информационно-справочные системы;
· инструменты аналитики и мониторинга, управление данными/информацией;
· инструменты проверки контрагентов;
· чат-боты;
· конструкторы документов;
· порталы.

Самые популярные на сегодня и в ближайшем будущем инструменты LegalTech — это системы учета дел, информационно-справочные системы и конструкторы документов. Рассмотрим их подробнее.

1. Система учета дел.

Современные системы учета дел для юридических отделов умеют практически всё — это системная, комплексная автоматизация работы юристов. Они отслеживают информацию по судебным делам, добавляют заседания в календарь юриста, ведут журнал операций и так далее. Например, система XSUD — это единое рабочее пространство для работы юриста. Непосредственно в системе юрист получает задания, формирует документы, видит движения по делам. Благодаря этому юристы не тратят время на поиски информации, а формирование отчета занимает считанные минуты

2. Информационно-справочная система.

Информационно-справочные системы необходимы, чтобы в распоряжении юристов всегда были актуальные законодательные, нормативно-правовые акты. Кроме базы документов, справочные системы предлагают разъяснения экспертов, образцы документов. Например, в справочной системе Юрист от группы Актион, есть и экспертная поддержка, и регулярные вебинары на актуальные темы. По сути, юристы получают полное погружение в свою проблематику и экспертное мнение по спорным позициям.

3. Конструктор документов.

Юристам доступны два вида конструкторов документов: те, в которых документ собирается из блоков, и те, в которых заготовленный шаблон заполняется данными из системы, и юрист получает заполненный документ. Сборка документа из отдельных блоков — это классический конструктор документов.

Конструктор договоров, других документов помогает составить актуальные образцы, в которых учтены законодательные основы, все последние изменения в законодательстве и даже судебная практика. Как правило, с помощью такого сервиса как конструктор составляют типовые документы, которые нужны в работе каждому юристу. Среди самых популярных программ: конструкторы договоров в Системе Юрист, сервис Freshdoc, DOCZILLA.

КОММЕНТАРИЙ ЭКСПЕРТА

Владислав Понкратов, руководитель по развитию системы учета судебных дел XSUD

«Всё чаще заказчики говорят о том, что хотят что-то упростить, верят, что автоматизация действительно упростит бизнес-процессы и покажет путь развития компании. Это действительно так.
Первое сопротивление рядовых сотрудников „зачем, и так нормально было“, „ну вот, дополнительная работа только появится“ проходит в течение первого месяца работы в АРМ юриста. Сотрудники убеждаются в том, что в системе учета они действительно работают, а не просто дополнительно вносят туда данные. Наоборот, они берут оттуда все нужные для работы данные. Wow-эффект обычно нарастает именно в первые недели работы»
Когда юрист не тратит половину рабочего дня, чтобы заполнить реквизиты и названия судов в заявлениях ходатайствах, он может использовать время для действительно важной работы. Изучить материалы дела, похожие дела и их исход.

В XSUD пользователи создают тегированные шаблоны документов. Один раз учат систему, из каких полей карточки судебного дела брать информацию, и больше об этом не думают.

Основным назначением автоматизированной системы судебного делопроизводства является учет судебных дел.

По каждому судебному делу ведется структурировано подробная информация, в том числе:

• ответственный юрист (подразделение);
• предмет иска;
• реквизиты судебного дела;
• вид и категория судебного разбирательства;
• сведения о каждой стадии (инстанции) рассмотрения дела;
• сведения об участниках судебных дел;
• сведения о предъявленных и взысканных суммах в отношении каждого участника судебного дела;
• прикрепленные файлы, относящиеся к судебному делу;
• сведения об исполнительном производстве.

Программа учета судебных дел XSUD имеет гибкий механизм поиска, обеспечивающий возможность найти интересующее судебное дело по множеству поисковых критериев.

Благодаря использованию программы учета судебных дел XSUD (xsudsoft.ru) Вы сможете сформировать единую базу судебных дел, доступ к которой может быть разграничен в зависимости от назначенной роли: юрист, начальник подразделения, наблюдатель, администратор организации.

Внедрение автоматизации в работе юридического отдела государственных и коммерческих организаций, в частности использование удобного программного обеспечения, созданного специально для юристов — движение в ногу со временем.
В будущем развитие получат функции с использованием искусственного интеллекта, а сейчас LegalTech в России в начале своего пути, и быстрое внедрение IT-инструментов дает компаниям конкурентное преимущество.