Всего каких-то 5−10 лет назад автоматизация в юридической работе считалась трендом будущего, а рынок Legal Tech только зарождался.

Сегодня инструменты автоматизации  – незаменимый атрибут эффективного функционирования юридического департамента.

Автоматизация юридических процессов способна решить следующие задачи:

1. Сократить время на выполнение рутинных операций.
2. Быстрый доступ к делам и документам. Программы позволяют находить и делиться необходимой информацией за считанные секунды.
3. Календарное планирование заседаний и контроль сроков.
4. Постановка и распределение задач, анализ эффективности KPI, контроль исполнительской дисциплины в юридическом отделе.
5. Автоматический сбор данных и формирование отчетности.

Автоматизация процессов в юридическом отделе решает две задачи: собирать и показывать информацию по делам и избавлять от рутины.
К основным цифровым инструментам в области автоматизации юридических процессов относятся:

· системы учета дел;
· CRM-системы;
· информационно-справочные системы;
· инструменты аналитики и мониторинга, управление данными/информацией;
· инструменты проверки контрагентов;
· чат-боты;
· конструкторы документов;
· порталы.

Самые популярные на сегодня и в ближайшем будущем инструменты LegalTech — это системы учета дел, информационно-справочные системы и конструкторы документов. Рассмотрим их подробнее.

1. Система учета дел.

Современные системы учета дел для юридических отделов умеют практически всё — это системная, комплексная автоматизация работы юристов. Они отслеживают информацию по судебным делам, добавляют заседания в календарь юриста, ведут журнал операций и так далее. Например, система XSUD — это единое рабочее пространство для работы юриста. Непосредственно в системе юрист получает задания, формирует документы, видит движения по делам. Благодаря этому юристы не тратят время на поиски информации, а формирование отчета занимает считанные минуты

2. Информационно-справочная система.

Информационно-справочные системы необходимы, чтобы в распоряжении юристов всегда были актуальные законодательные, нормативно-правовые акты. Кроме базы документов, справочные системы предлагают разъяснения экспертов, образцы документов. Например, в справочной системе Юрист от группы Актион, есть и экспертная поддержка, и регулярные вебинары на актуальные темы. По сути, юристы получают полное погружение в свою проблематику и экспертное мнение по спорным позициям.

3. Конструктор документов.

Юристам доступны два вида конструкторов документов: те, в которых документ собирается из блоков, и те, в которых заготовленный шаблон заполняется данными из системы, и юрист получает заполненный документ. Сборка документа из отдельных блоков — это классический конструктор документов.

Конструктор договоров, других документов помогает составить актуальные образцы, в которых учтены законодательные основы, все последние изменения в законодательстве и даже судебная практика. Как правило, с помощью такого сервиса как конструктор составляют типовые документы, которые нужны в работе каждому юристу. Среди самых популярных программ: конструкторы договоров в Системе Юрист, сервис Freshdoc, DOCZILLA.

В системе учета дел юриста XSUD пользователи создают тегированные шаблоны документов. Подробнее, как работает автозаполнение документов и как его настроить, читайте в статье.

Основным назначением автоматизированной системы судебного делопроизводства является учет судебных дел.

По каждому судебному делу ведется структурировано подробная информация, в том числе:

• ответственный юрист (подразделение);
• предмет иска;
• реквизиты судебного дела;
• вид и категория судебного разбирательства;
• сведения о каждой стадии (инстанции) рассмотрения дела;
• сведения об участниках судебных дел;
• сведения о предъявленных и взысканных суммах в отношении каждого участника судебного дела;
• прикрепленные файлы, относящиеся к судебному делу;
• сведения об исполнительном производстве.

Система учета дел юриста XSUD имеет гибкий механизм поиска, обеспечивающий возможность найти интересующее судебное дело по множеству поисковых критериев.

Благодаря использованию системы учета судебных дел XSUD (xsudsoft.ru) Вы сможете сформировать единую базу судебных дел, доступ к которой может быть разграничен в зависимости от назначенной роли: юрист, начальник подразделения, наблюдатель, администратор организации.