Критерии выбора программного обеспечения
Влад Понкратов,
руководитель по развитию
системы учета дел юриста XSUD
руководитель по развитию
системы учета дел юриста XSUD
На российском рынке legaltech решений есть, из чего выбрать, а значит нужны критерии, как сравнить инструменты между собой и выбрать наиболее подходящее. Выбирать, сравнивая функциональные возможности, — уже привычно, но в этой статье хочу обратить внимание и на другие аспекты. Ведь пользоваться ПО предстоит ежедневно, и это должно быть приятно.
#1. Удобство интерфейса и простота освоения
Для ежедневной работы удобство интерфейса ПО — это не просто вопрос комфорта, а фактор эффективной работы. ПО со сложным, перегруженным или устаревшим интерфейсом воспринимается сотрудниками не как цифровой помощник, а как дополнительная обязанность.
Продуманное разработчиком ИТ-решение должно позволять новым сотрудникам начинать работу с базовым функционалом уже после первого краткого инструктажа. Этому способствует эргономика ИТ-решения: минимализм, гибкая настройка, подсказки, максимум эффекта за счет минимума действий.
Сложные, перегруженные элементы управления системы требуют длительного обучения сотрудников, увеличивают вероятность ошибок и приводят к отказу сотрудников пользоваться продуктом.
Хорошее ПО должно позволять настраивать интерфейс в соответствии с текущими задачами отдельно взятого юриста.
Продуманное разработчиком ИТ-решение должно позволять новым сотрудникам начинать работу с базовым функционалом уже после первого краткого инструктажа. Этому способствует эргономика ИТ-решения: минимализм, гибкая настройка, подсказки, максимум эффекта за счет минимума действий.
Сложные, перегруженные элементы управления системы требуют длительного обучения сотрудников, увеличивают вероятность ошибок и приводят к отказу сотрудников пользоваться продуктом.
Хорошее ПО должно позволять настраивать интерфейс в соответствии с текущими задачами отдельно взятого юриста.
Полезной составляющей проекта автоматизации будет «узнаваемость» интерфейса. Решения, включающие уже знакомые юристам элементы, значительно быстрее. Такими элементами могут быть привычная поисковая строка, текстовый редактор, карточки дел. Это снижает сопротивление персонала нововведениям и ускоряет процесс цифровой трансформации юридической функции компании.
Чтобы протестировать интерфейс автоматизированной системы учета дел юриста XSUD, оставьте заявку на демо-доступ.
Оставить заявку на демо-доступ
#2. Стоимость и прозрачность ценообразования
Стоимость проекта автоматизации кажется очевидным фактором, и сравнивать решения между собой по цене несложно. Однако нередко первоначальная стоимость скрывает дополнительные расходы, которые становятся заметны только в процессе внедрения и эксплуатации.
Некоторые поставщики предлагают низкую базовую стоимость, но затем вводят дополнительные платежи за обновления или обязательные услуги технической поддержки.
Некоторые поставщики предлагают низкую базовую стоимость, но затем вводят дополнительные платежи за обновления или обязательные услуги технической поддержки.
“
Допустим, лицензия на 1 доступ у одного поставщика стоит 15 тысяч, а у другого — 50 тысяч рублей. Очевидно, что бизнес-заказчик предпочтет потратить 15 тысяч.
Однако при детальном рассмотрении может выясниться, что за 15 000 рублей в год предлагается самостоятельно настраивать ИТ-решение и обучать сотрудников, работать с шаблонами документов и проч. А за 50 000 эти заботы возьмет на себя поставщик ПО: обучит, настроит, поможет, подскажет, перенастроит, когда у заказчика меняются цепочки событий.
Получается, что с ИТ-решением как с новогодним детским набором конфет: нужно открыть и посмотреть, наборы могут сильно отличаться
Однако при детальном рассмотрении может выясниться, что за 15 000 рублей в год предлагается самостоятельно настраивать ИТ-решение и обучать сотрудников, работать с шаблонами документов и проч. А за 50 000 эти заботы возьмет на себя поставщик ПО: обучит, настроит, поможет, подскажет, перенастроит, когда у заказчика меняются цепочки событий.
Получается, что с ИТ-решением как с новогодним детским набором конфет: нужно открыть и посмотреть, наборы могут сильно отличаться
Важно сравнить не только стоимость в цифрах, но и объем предоставляемых за эту стоимость работ и услуг. Такой подход позволит избежать неожиданных платежей, которых не было в бюджете проекта.
«Дешевое» ИТ-решение может содержать скрытые дополнительные расходы на обучение и сопровождение пользователей, настройку продукта под бизнес-процессы заказчика. Вместе с тем, «дорогое» решение может оказаться просто дорогим и не иметь дополнительных преимуществ:)
По этой причине задача заказчика и узнать стоимость, и иметь представление о том, что в эту стоимость включено, а что потребует дополнительных расходов.
«Дешевое» ИТ-решение может содержать скрытые дополнительные расходы на обучение и сопровождение пользователей, настройку продукта под бизнес-процессы заказчика. Вместе с тем, «дорогое» решение может оказаться просто дорогим и не иметь дополнительных преимуществ:)
По этой причине задача заказчика и узнать стоимость, и иметь представление о том, что в эту стоимость включено, а что потребует дополнительных расходов.
#3. Объем и качество сопровождения
Цифровые продукты требуют внимания и после ввода в эксплуатацию, так должны адаптироваться под меняющиеся процессы заказчика. Поэтому наряду с функциональными возможностями, поставщика ПО стоит спросить о том, как будет организована работа после внедрения, включая работу с пользователями.
Уровень сопровождения ПО на протяжении его жизненного цикла, которое можно оценивать по нескольким ключевым параметрам:
Обучение пользователей — важная составляющая качественного сопровождения. Сотрудники меняются, забывают про функционал, которым редко пользуются, и наоборот, предлагают новые сценарии, когда уже адаптировались к работе с ПО.
Уровень сопровождения ПО на протяжении его жизненного цикла, которое можно оценивать по нескольким ключевым параметрам:
- объем сопровождения и обучения пользователей, его стоимость;
- время реакции на запросы;
- дружелюбность менеджеров сопровождения;
- удобство каналов связи.
Обучение пользователей — важная составляющая качественного сопровождения. Сотрудники меняются, забывают про функционал, которым редко пользуются, и наоборот, предлагают новые сценарии, когда уже адаптировались к работе с ПО.
#4. Интеграционные возможности
Возможные интеграции между информационными системами — залог операционной эффективности. Информационная система для юристов не должна работать изолированно — эффективности добавляет способность обмениваться данными с CRM, ERP, системами аналитики и другими информационными системами, которыми пользуются сотрудники компании. Способность систем обмениваться данными решает для юристов несколько задач: данные и документы не нужно дополнительно запрашивать, данные и документы не нужно отдельно предоставлять, расширяется линейка отчетности.
В ответ на вопросы об интеграции с другими информационными системами поставщик ПО спросит, о каких системах идет речь, и расскажет про свои реализованные кейсы. Как правило, юристам важно настраивать обмен данными с системами из семейства 1С, где ведется договорная работа и есть данные по платежам. Реже требуется интеграция, к примеру, с системой электронного документооборота или внутренней системой заказчика (собственной разработкой заказчика).
#5. Надежность и репутация поставщика
Сотрудничество с вендором не ограничивается покупкой лицензии — это долгосрочное партнерство. Поэтому при выборе поставщика ключевым фактором является его надежность и деловая репутация. Компания, которая годами присутствует на рынке и имеет положительные отзывы от крупных клиентов, с большей вероятностью выполнит свои обязательства, чем новый или нестабильный поставщик.
Важным фактором устойчивости поставщика является финансовая устойчивость, а маркером, например, наличие крупных государственных заказчиков на долгосрочной основе. И то, и другое можно найти в привычных сервисах проверки контрагента, которые стали неотъемлемой частью legaltech в России.
Репутацию поставщика можно оценить через отзывы других клиентов, полезно изучить кейсы, то есть реализованные проекты. Если поставщик отказывается предоставить рекомендации или скрывает информацию о своих проектах, это тревожный сигнал.
Важным фактором устойчивости поставщика является финансовая устойчивость, а маркером, например, наличие крупных государственных заказчиков на долгосрочной основе. И то, и другое можно найти в привычных сервисах проверки контрагента, которые стали неотъемлемой частью legaltech в России.
Репутацию поставщика можно оценить через отзывы других клиентов, полезно изучить кейсы, то есть реализованные проекты. Если поставщик отказывается предоставить рекомендации или скрывает информацию о своих проектах, это тревожный сигнал.
#6. Релевантный опыт работы
Поставщику потребуется релевантный опыт работы, чтобы качественно обработать запрос заказчика. Что значит релевантный опыт работы в legaltech-проектах? Рассмотрим на примерах.
Получается, что важны отрасль, в которой работает заказчик, и масштаб проекта. Поставщик, уже имеющий успешные кейсы внедрения в аналогичных бизнес-процессах, с большей вероятностью понимает специфические потребности и заранее знает о потенциальные проблемы проекта, которые могут возникнуть в процессе реализации.
“
Часто работаю с госзаказчиками, уже знаю нюансы и требования. Полагаясь на опыт, могу помочь заказчику сформулировать цели и задачи проекта автоматизации, то есть обосновать его, и подготовить документацию к закупке. Это важно заказчику и экономит время
Опыт поставщика позволяет избежать распространенных ошибок и значительно сокращает время на адаптацию решения под конкретные бизнес-процессы.
Важно учитывать не только сам факт наличия релевантного опыта, но и его актуальность. В ИТ-сфере все довольно быстро меняется, и успешные кейсы пятилетней давности могут потерять свою значимость из-за изменения технологий и рыночных условий.
Оставить заявку на презентацию системы учета дел
Начните работу в XSUD
уже сегодня
Интеграция с сервисом Финансовый уполномоченный
Оставьте заявку, получите консультацию и демонстрацию решения
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных
Программа учета судебных дел — XSUD
Пожалуйста, введите контактные данные, чтобы узнать результат