Как вести учет судебных дел в компании
Чтобы не запутаться в датах и времени судебных заседаний, юристы ведут судебные дела.
Для ведения учета судебных дел необходимо:
Когда при заполнении таблиц учета и обновления описываются различные дела, которые начинаются больше часа в день, стоит изучить юридические технологические решения на рынке.
Для ведения учета судебных дел необходимо:
- определить способ ведения учета
- регистрировать судебные дела
- своевременно обновлять информацию
- организация сдачи документов по дела
Когда при заполнении таблиц учета и обновления описываются различные дела, которые начинаются больше часа в день, стоит изучить юридические технологические решения на рынке.
Оставить заявку на презентацию системы учета дел XSUD
Как корпоративные юристы ведут учет судебных дел
Корпоративные юристы, как правило, ведут реестры — таблицы, в которых отмечаются сведения по уголовным делам. В реестрах указаны количество дел, характер спор, объем исследований, если таковые имеются, стадия рассмотрения, даты и другие сведения. Чтобы данные были актуальными, их необходимо регулярно обновлять. Помимо таблиц, учет судебных дел можно вести в сервисах с календарем или в специально предназначенных для учета дел юристов программах, например XSUD.
По статистике, для учета судебных дел юристы выбирают таблицы Google, таблицы Excel, Microsoft Access, календарь Microsoft Outlook. Таблицу учета судебных дел (реестр) осуществляют общедоступной через локальную сетевую организацию. Руководство юридического департамента имеет доступ к информации, но не всегда уверено в ее актуальности.
По статистике, для учета судебных дел юристы выбирают таблицы Google, таблицы Excel, Microsoft Access, календарь Microsoft Outlook. Таблицу учета судебных дел (реестр) осуществляют общедоступной через локальную сетевую организацию. Руководство юридического департамента имеет доступ к информации, но не всегда уверено в ее актуальности.
Если в организации более одного юриста, нужны единые требования, как вести учет судебных дел и других видов работы. Единые требования нужны, чтобы вносить в реестры сведения в едином формате: одинаково указывать даты, не писать лишнее и не забывать про важное.
Отдельно отметим, что ручной учет судебных дел вредит руководителю юридического отдела и бизнес-заказчику юристов, так как съедает рабочее время и не гарантирует наличие актуальной информации.
Отдельно отметим, что ручной учет судебных дел вредит руководителю юридического отдела и бизнес-заказчику юристов, так как съедает рабочее время и не гарантирует наличие актуальной информации.
Регистрация судебного дела: какие сведения нужны
Судебное дело регистрирует сотрудник юридического отдела после того, как организация узнала о судебном производстве. Если организация выступает ответчиком, юрист узнает о судебном разбирательстве из корреспонденции — копии иска, который прислал контрагент. Если организация сама инициирует судебное разбирательство, то судебное дело учитывают после приема иска к производству судом.
В журнале учета судебных дел фиксируют:
По денежным требованиям в отдельных колонках таблицы (реестра) указывают сумму иска, размер неустойки.
В журнале учета судебных дел фиксируют:
- предмет спора;
- наименование суда;
- истец;
- ответчик;
- предмет спора;
- третьи лица, при их наличии;
- движение по делу;
- принятое решение;
- дата заседания.
По денежным требованиям в отдельных колонках таблицы (реестра) указывают сумму иска, размер неустойки.
СОВЕТ
Чтобы анализировать проведенную работу, лучше использовать выпадающие списки в ячейках и ограничить возможность вносить данные «от руки». Тогда с помощью фильтров можно быстро увидеть нужные подборки дел по параметрам.
Оставить заявку на презентацию системы учета дел XSUD
В журнале учета судебных дел, как правило, одну колонку оставляют для примечаний. В ней делают пометки, оставляют напоминания.
Как учитывать обновления по судебным делам
В отделе, департаменте должны быть правила, как часто, и желательно в какое время, обновляются сведения по делам. Это позволит каждый раз не искать ответственного и не переспрашивать, актуальные в реестре сведения или нет.
СОВЕТ
Установите время, в которое юристы обновляют информацию по статусу судебных дел. Тогда руководитель будет уверен — данных, к примеру, нет, потому что суд еще не назначил заседание, а не потому, что юрист не внес обновления в таблицу.
Когда учёт судебных дел организован, то в реестре актуальная информация о движении дела в суде и есть папка с заявлениями, ходатайствами, другими документами в разрезе каждого дела.
Добиться актуальной информации по судебным делам в журнале учета можно двумя способами: ежедневно сверяться с сайтами судов или получать сведения с этих сайтов автоматически.
Если учёт судебных дел юристы ведут вручную, то информацию и документы ищут самостоятельно на официальных сайтах (КАД Арбитр, ГАС Правосудие и др.). Проверить каждое дело нужно отдельно по номеру.
Когда учет судебных дел автоматизирован, юристы не тратят время на поиски обновлений по делам. Информация по всем делам всех юристов в отделе обновляются ежедневно в фоновом режиме.
Добиться актуальной информации по судебным делам в журнале учета можно двумя способами: ежедневно сверяться с сайтами судов или получать сведения с этих сайтов автоматически.
Если учёт судебных дел юристы ведут вручную, то информацию и документы ищут самостоятельно на официальных сайтах (КАД Арбитр, ГАС Правосудие и др.). Проверить каждое дело нужно отдельно по номеру.
Когда учет судебных дел автоматизирован, юристы не тратят время на поиски обновлений по делам. Информация по всем делам всех юристов в отделе обновляются ежедневно в фоновом режиме.
“
Во время масштабного сбоя сервисов ГАС «Правосудия» юридические отделы, где учет дел автоматизирован, имели дополнительные инструменты для работы. До сбоя вся информация по судебным делам пользователей фиксировались автоматически, благодаря этому данные не потерялись. Во время месячной недоступности сервисов юристы могли вносить данные о судебных делах вручную в уже готовую базу дел. После восстановления сервисов, база дел по судам общей юрисдикции обновилась автоматически.
Как получать и хранить оригиналы и электронные копии документов
Учет судебных дел не будет полным, если не организовать хранение документов, связанных с судебным производством.
В процессе и после окончания судебного разбирательства представители организации получают оригиналы судебных актов. Эти документы необходимо хранить в организации, и желательно делать это структурированно.
По окончании судебного дела оригиналы судебных решений передаются в архив. Обычно дела хранят в архивах от 3 до 10 лет со дня окончания производства по делу, как судебного, так и исполнительного.
В процессе и после окончания судебного разбирательства представители организации получают оригиналы судебных актов. Эти документы необходимо хранить в организации, и желательно делать это структурированно.
По окончании судебного дела оригиналы судебных решений передаются в архив. Обычно дела хранят в архивах от 3 до 10 лет со дня окончания производства по делу, как судебного, так и исполнительного.
СОВЕТ
Документы и материалы по важному, прецедентному для отрасли спору лучше хранить бессрочно.
Оставить заявку на презентацию системы учета дел XSUD
Если хранение документов организовано «вручную», то обычно юристы сканируют ключевые доказательства и судебные акты и хранят их в электронном виде. Хорошо, если есть правила создания папок и хранения документов — тогда документы можно найти.
Когда учет судебных дел автоматизирован, юристы не задумываются о хранении документов в электронном виде.
Когда учет судебных дел автоматизирован, юристы не задумываются о хранении документов в электронном виде.
Дело в бумажном виде уничтожают уже через год после того, как закончится производство по нему.
Итоговые судебные акты и постановления об окончании исполнительного производства нужно хранить бессрочно. Это связано с тем, что судебное решение устанавливает права и обязанности организации, а также подтверждает важные для компании факты.
Постановление об окончании исполнительного производства завершает процесс взыскания денег или другого имущества. И факты, которые установлены в судебном акте или в постановлении об окончании исполнительного производства, можно подтвердить только этими документами.
Итоговые судебные акты и постановления об окончании исполнительного производства нужно хранить бессрочно. Это связано с тем, что судебное решение устанавливает права и обязанности организации, а также подтверждает важные для компании факты.
Постановление об окончании исполнительного производства завершает процесс взыскания денег или другого имущества. И факты, которые установлены в судебном акте или в постановлении об окончании исполнительного производства, можно подтвердить только этими документами.
Как перейти на автоматизированный учет судебных дел
Если в компании много судебных разбирательств и более 4 юристов в штате, то важно автоматизировать учет судебных дел. Много — это сколько? Руководитель юридического департамента, отдела определяет самостоятельно.
Судебные дела могут значительно отличаться друг от другу по объему и времени работы с ними. Если треть рабочего времени сотрудники вынуждены тратить на заполнение разных таблиц учет и реестров, то нужна автоматизация.
Чтобы перейти на автоматизированный учет судебных дел, оставьте заявку на презентацию системы XSUD.
Судебные дела могут значительно отличаться друг от другу по объему и времени работы с ними. Если треть рабочего времени сотрудники вынуждены тратить на заполнение разных таблиц учет и реестров, то нужна автоматизация.
Чтобы перейти на автоматизированный учет судебных дел, оставьте заявку на презентацию системы XSUD.
Оставить заявку на презентацию системы учета дел XSUD
Еще на тему автоматизации:
Начните работу в XSUD
уже сегодня
Интеграция с сервисом Финансовый уполномоченный
Оставьте заявку, получите консультацию и демонстрацию решения
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных
Программа учета судебных дел — XSUD
Пожалуйста, введите контактные данные, чтобы узнать результат